Innflytelse i fremtidens forvaltning Betydningen av å delta aktivt i den konkrete utformingen av forvaltningens informasjonssystemer øker. Som ledd i systemutviklingen tas det for eksempel stilling til i hvilken grad og på hvilken måte forvaltningen skal automatiseres, noe som kan ha avgjørende innflytelse på situasjonen for ansatte og brukere. Offentlig forvaltning kan være både venn og motpart. Ofte yter forvaltningen tjenester, andre ganger utøver de myndighet ved å bestemme hvilke plikter og rettigheter vi har. For å utføre forvaltningens oppgaver har vi bl.a. informasjonssystemer. Vi har alltid hatt systemer av skjemaer, standardbrev, journalførings- og arkiveringsrutiner for mengder av informasjon i form av papirdokumenter mv. Nå er informasjonssystemene i stadig større grad IKT-baserte. Det har mange likheter med papirbaserte systemer, men forskjellene er viktigere. Spesielt viktig er det å være oppmerksom på at deler av myndighetsutøvelsen blir automatisert. Dels kan dette skje ved at informasjonssystemet definerer hvorledes elektronisk kommunikasjon med forvaltningen kan/skal skje, dels ved at det fastsettes hvilke opplysninger som det er anledning til å ta hensyn til i en sak. Vi kan også overlate til maskinen å treffe avgjørelser i enkeltsaker. Forutsetningen er at vi på forhånd programmerer maskinen til å utføre de operasjoner som er nødvendige for å oppnå riktige avgjørelser. I ytterste fall kan vi lage oss rutiner der saksbehandlingen (nesten) skjer «uberørt av menneskehender»; der opplysninger i saken innhentes automatisk fra maskinlesbare registre, og systemet behandler saken i samsvar med de regler vi har programmert inn i systemløsningen. Jo mer vi automatiserer forvaltningens myndighetsutøvelse, jo mer settes enkelte viktige spørsmål på spissen: Automatisering innebærer å ta detaljert stilling til løsningen av rettslige spørsmål på forhånd, før problemet skal håndteres i konkrete tilfelle. Men når vi på denne måten løser problemet i tilknytning til programmeringen av systemet, blir det vanskeligere å ta individuelle hensyn i hver sak. Systemet kan gi god forutberegnelighet, men kan også gi rigiditet og muligens mindre rettferdighet. Systemløsningen «ser» ikke den enkeltes situasjon. Et ektepar med to voksne døtre fikk for eksempel avslag på søknad om bostøtte, fordi døtrene hadde glemt å melde flytting til Folkeregisteret. Systemet var automatisert og fullt basert på tilgjengelige maskinlesbare opplysninger. Døtrenes forglemmelse gjorde at det var registrert en for høy inntekt i husstanden, noe som gikk ut over foreldrene. Automatisering innebærer i virkeligheten en ekstrem grad av regelstyring. Uansett tekniske ytelser er datamaskinen uhyre tungnem og må ha detaljerte instrukser om alt den skal utføre. Den kan ikke utføre annet enn det den er programmert til, og følger instruksene slavisk (enten de er korrekte eller ikke). Programmene er dessuten regler som «utfører seg selv», og som ikke møtes av «ulydige » personer som overstyrer for å få fornuftige løsninger. I en automatisert forvaltning er vi med andre ord ekstremt regelstyrte – det synes bare ikke. Utvikling og anskaffelse av (automatiserte) informasjonssystemer handler ikke primært om informasjon. Det handler like meget om organisering (hvordan skal vi jobbe internt og samarbeid med andre – hvem skal gjøre hva?). Det handler om å revurdere hvilke regler som skal gjelde (bør vi effektivisere ved å fjerne adgangen til å treffe skjønnsmessige avgjørelser, bør vi stille andre krav til underskrift, vedlegg mv?), og om å sikre at systemene ligger innenfor det loven tillater (hvilke krav til systemet følger av personopplysningsloven Den som vil ha innflytelse på fremtidens elektroniske forvaltning, kan ikke begrense seg til å delta i tydelige og tradisjonelle beslutnings- prosesser. SAMMENDRAG Professor dr.juris Dag Wiese Schartum Jo mer vi automatiserer forvaltningens myndighets- utøvelse, jo vanskeligere blir det å ta individuelle hensyn i hver sak. Systemløsningen ser ikke den enkeltes situasjon. temahefte-08