ten av sine sju barnehager, ventet nye oppgaver. – Omstillingen og omplasseringene har stilt store krav til opplæring, men vi har tatt utfordringene. Blant annet startet vi opplæringen i skanning av pasientjournaler et halvt år før flyttingen kom i gang, slik at alle behersket prosessen da vi skulle begynne, forteller hun. Ikke én kvadratmeter Da nye St. Olavs Hospital i Trondheim tok form på tegnebrettene, ble det ikke satt av så mye som en kvadratmeter til arkiv. Planleggerne var overbevist om at det papirløse samfunnet for lengst ville ha ankommet innen bygningene sto ferdig. – Én ting er at de tenkte sånn i starten. Mer fantastisk er det at de ikke justerte planene under veis, sier Toril Strand. I dag kan hun konstatere at Dokumentasjonssenteret er alt annet enn papirløst. Kilometervis med pasientjournaler fyller de enorme arkivene. Men de ligger ikke på St. Olav, for der fins ikke plass. Da ledelsen skjønte at papirjournalene levde i beste velgående, ble Toril Strand engasjert i en prosjektgruppe som skulle finne alternative løsninger. Valget falt på Dora, den enorme ubåtbunkeren tyskerne etterlot seg på Trondheim Havn. Full papirstopp Like før flyttingen startet (se egen sak), stoppet også all ny skriving av pasientjournaler på papir. Datoen var 12. juni 2008. Skepsisen var stor, ikke minst blant en del leger, men leder Stein Kvernberg på pasientjournalarkivet svarte offensivt: På vegne av avdelingen lovet han at all øyeblikkelig hjelp skulle få ferdig skannet journal i løpet av 20 minutter. Løftet er innfridd. I begynnelsen krevde det Flytting uten avvik 18. august 2008 begynte flyttingen av pasientjournalene fra St. Olavs Hospital på Øya til det nye arkivet på Dora. Vel tre måneder seinere var jobben fullført, uten et eneste avvik. – Vi er stolte over den jobben vi gjorde, tilstår Toril Strand. Med god grunn, vil vi tro, for prosessen var ikke helt uten utfordringer. – I hele flytteperioden måtte vi drive parallell behandling av alle journaler for å være sikre på at ingenting gikk tapt. Alt ble dokumentert både på store ressurser. Etter hvert har tallet på henvendelser falt i takt med at legene finner det de trenger i den elektroniske journalen. Felles postmottak Nå venter nye utfordringer. Dokumentasjonssenteret har blant annet planer om å etablere et felles postmottak for hele sykehuset på Dora. ISOsertifisering av saksarkiv og felles skrivetjeneste står for døra, og pasientjournalarkivet har begynt å skanne planlagte innleggelser for flere av de største klinikkene. – Vi driver også kontinuerlig registrering for å se hvor stort behovet er for døgnbetjent arkiv. Kanskje kan vi klare å avvikle den døgnkontinuerlige turnusen på litt lengre sikt, spår Toril Strand. Øya og på Dora. Hver dag klokka 13.00 gikk det en transport med journaler fra det gamle til det nye arkivet. To personer pakket ned og loggførte alt som ble flyttet. Den ene av de to som hadde pakket, fulgte med transporten. Vi hadde til enhver tid oversikt over hva transportene inneholdt. I prinsippet kunne transporten ha stanset på Elgeseter bro og formidlet innholdet i en journal dersom det hadde vært nødvendig på grunn av øyeblikkelig hjelp. Sparkesykkelen er god å ha når en skal oppsøke hyllekilometervis med pasientjournaler. kontorfaget i utvikling 17 temahefte-17