Nye titler – mer lønn Etter omleggingen ble alle på servicekontoret oppgradert både med tanke på lønn, titler og ansvar. De var tidligere sekretærer, men i dag består servicekontoret av to servicekonsulenter, en saksbehandler og en arkivleder. – De typiske sekretæroppgavene er borte? – Ja, sekretærarbeidet er borte; folk skriver jo sakene sine selv. Vi har helt andre oppgaver nå. Det kan ikke sammenlignes! Da for eksempel skatteetaten la ned kontoret sitt her, overtok vi mange – til dels ganske kompliserte – arbeidsoppgaver. Vi har mange hytte-eiere og turister i kommunen, samt asylsøkere og flyktninger. Vi må hjelpe alle, sier arkivleder Bårdsen. Hun understreker også at omleggingen har bidratt til store gevinster med tanke på mer rasjonell drift. Ikke minst har mye av det kjedelige rutinearbeidet blitt borte. – Vi gikk også opp i lønn som følge av omleggingen, og Erna Groven, vår hovedtillitsvalgt i Fagforbundet, sier at vi er ganske godt betalt her på servicekontoret i forhold til i andre kommuner, sier en fornøyd og smilende Greta Bårdsen. Krever ny kunnskap Arkivet er kommunens hukommelsessenter, hvor de ansatte daglig må ta stilling til hva som kan og skal arkiveres etter gjeldende lover og forskrifter. Arkivarbeidet er blitt komplisert og krever mye ny kunnskap, spesielt om offentlighetsloven. Graderte dokumenter skal ikke havne på nettet. Innbyggerne skal føle seg trygge når de gir fra seg sensitive opplysninger. – Elektronisk arkiv og saksbehandling krever at vi stadig må følge med og lese oss til ny kunnskap. Det bidrar til å opprettholde motivasjon og engasjement. Hver dag har nye oppgaver som skal løses, understreker Greta Bårdsen. – Kommunen er med i et interkommunalt samarbeid sammen med tolv andre kommuner (ORKidé-samarbeidet). Der har vi en arkivgruppe som møtes med jevne mellomrom. Slike nettverk er av uvurderlig betydning – der deles kunnskap, og nettverket fungerer som en læringsarena. Dette vil jeg sterkt anbefale overfor andre kommuner, sier arkivlederen i Tingvoll kommune. – Arbeidsdagen er enklere og mer effektiv Fantastisk: – Omleggingen har vært en fantastisk overgang for meg, og gjør ikke bare at jeg har fått en enklere arbeidsdag, men også at jeg enklere kan finne de gode sakene, sier journalist Yngve Lie. Yngve Lie er journalist på lokalkontoret til Aura Avis. Han har fått en helt annen arbeidsdag etter kommunens omlegging til elektroniske postlister. Lie husker godt hvordan det var i begynnelsen på 1990-tallet da han startet som journalist på avisas lokalkontor. – Da gikk jeg ned på formannskapskontoret, skrev av postlistene og sprang deretter opp og ned i kommunehuset for å finne saksbehandleren til hver enkelt sak. Hvis en av dem ikke var der, måtte jeg ta runden om igjen senere. Ofte kom jeg til rett saksbehandler, men vedkommende hadde kanskje ikke oversikt over hvem som da hadde sa- ken til behandling – og jeg måtte komme tilbake igjen når den siden av saken var klar. Og når jeg så endelig fikk tak i sakene – etter flere dagers og kanskje ukers arbeid – var det svært ofte ikke noe å skrive om likevel. For stikkordene viste ikke tilstrekkelig hva saken dreide seg om, forteller Lie. – Men så skjedde det noe? Yngve Lie smiler fra øre til øre: – Ja, det skal være sikkert! Nå er det bare å gå inn på postlistene her fra pc-en på mitt kontor. Så kan jeg klikke på det dokumentet jeg mener er interessant, og vips – der er saken! Det samme med alle referater fra formannskap og kommunestyre. Der er sakslistene med vedlegg, og senere også vedtakene. Det kommunen har gjort, har gitt meg en fantastisk bedring av arbeidshverdagen. Og – og det må du få med – jentene på kommunehuset er utrolig hjelpsomme! Jeg er fortsatt ofte der nede, og da er det kjempehyggelige damer som alltid møter meg, sier Yngve Lie. 20 kontorfaget i utvikling temahefte-17