Superbrukeren – din venn i nøden anne iren grande bruker over halvparten av arbeidstida sin på å hjelpe kolleger. uten superbrukere som henne ville det vært umulig for trondheim kommune å legge om til et fullelektronisk sak- og arkivsystem. tekst og foto: Guro Kulset Merakerås Grande er i godt selskap. Trondheim kommune har mellom 200 og 250 superbrukere i systemet EDB Sak og Arkiv (ESA). Med ni år på baken i rollen er Grande blitt vant til å ta seg av kolleger som står fast. – Da jeg først begynte å jobbe i kommunen, var en av mine første arbeidsoppgaver å registrere post. Når du holder på med det, blir du automatisk dyktig i programvaren. Gradvis opparbeidet jeg meg kompetanse, og så ble det bare slik at folk kom til meg og spurte om hjelp, forteller hun. Etter hvert ble Grandes rolle som superbruker formalisert, og i dag er hun en av Trondheim byarkivs viktige støttespillere i arbeidet med å innføre et fullelektronisk sak-/arkivsystem. Hun jobber i systemet så å si hele tiden, og forteller at arbeidsdagen blir en salig blanding av egne oppgaver og superbrukeroppdrag. Hun har ansvar for 26 brukere, og er en aktiv «fadder». – Jeg opprettet direktekontakt med «mine» saksbehandlere da vi iverksatte overgangen til fullelektronisk arkiv. Jeg tok kontakt med hver enkelt, og fulgte opp slik at vi fikk ryddet opp i ting fra starten. På den måten unngikk jeg mye merarbeid i etterkant, forklarer hun. Superbrukerens tidsklemme Alle enheter i kommunen har en eller flere superbrukere. På Rådhuset i Trondheim er de mange. På kommunaldirektørenes forværelse treffer vi to. Det er travle dager, men Anne Iren Grande og kollega Torunn Tømmervold tar seg tid til en prat med Fagbladet. Tømmervold har vært superbruker i et knapt år, og anslår at omlag 20 prosent av arbeidstida går med til dette. – Det er alltid et dilemma hvordan du som superbruker skal prioritere å bruke tida. Jeg jobber mest med ting som ikke er relatert til det systemet jeg er superbruker i, derfor oppleves henvendelsene om hjelp som avbrudd. Det er en utfordring. Men på den plassen jeg sitter, er det riktig og viktig å være superbruker, så det er en utfordring jeg velger å gå løs på, sier hun. Prøve selv først Samtidig som Grande og Tømmervold står klar til å hjelpe, forsøker de å «oppdra» brukerne til å prøve på egen hånd først. – Vi sørger for at de har tilgang til «kokebøker» og bruksanvisninger, for hjelp til selvhjelp. Hvis det ikke gjør susen, skal de forsøke å spørre en kollega. It-brukerhjelp er neste trinn på stigen. Så får de komme til oss hvis de fortsatt står fast. Men vi opplever ofte at de heller vil spørre oss enn EDBs it-hjelp. Tryggheten en nær relasjon gir, er helt klart viktig. Hvis du som superbruker går gjennom et åpent landskap, sliter de nesten armene av deg, ler Tømmervold. Uforsvarlig uten superbrukere Selv om noen strever, ser overgangen til et fullelektronisk sak-/arkivsystem ut til å gå bra i Trondheim kommune. Tømmervold og Grande skryter i 26 kontorfaget i utvikling temahefte-17