FagLig innspiLL Arbeidsoppgavene for en arkivar har endret seg radikalt siden begynnelsen på 90-tallet. Tekst: Anne MArIT Færden, ArkIvLeder, FAgForbundeT De aller fleste organisasjoner har innført elektroniske arkiv. Den enkelte saksbehandler utfører selve arkiveringen, mens arkivarens rolle har blitt brukeropplæring, brukerstøtte og kvalitetssikring av de elektroniske arkivene. De fleste arkivarer opplever en mer spennende og mer utfordrende hverdag og setter pris på endringene. Arkivet i en organisasjon har flere funksjoner: Arkivet er organisasjonens interne hukommelse, og det er et bidrag til samfunnets felles hukommelse. Det siste oppfylles ved at arkivmateriale fra enkeltorganisasjoner avleveres til depotarkiv som Riksarkivet, byeller fylkesarkiver, eller private depotarkiver som Arbeiderbevegelsens Arkiv. Ordet «arkiv» betyr opprinnelig styresett eller orden, og ordningsprinsipper er et sentralt tema for en arkivar. Kopibok for utgående korrespondanse har aner tilbake til middelalderen norsk forvaltning. Den tilsvarende journal for inngående korrespondanse er av nyere dato, går «bare» tilbake til 1800tallet. Begge disse representerer kronologisk ordning av arkivene. (Kilde: Tidsskriftet Arkiv). Alene eller sammen med navneog emneregistre sørget disse hjelpemidlene for systematisk oppbevaring og nøkkel til gjenfinning for norske arkiver fram til 1930tallet. Da overtok arkivnøkler som det primære ordningsprinsipp. Dokumentene ble samlet etter emne, og arkivert i nær, fjerneller depotarkiv ut fra behov for «rask» tilgjengelighet. Fra begynnelsen av 1990 tallet har teknologien revolusjonert mulighetene til rask gjenfinning. Fra starten med elektronisk journalføring av papirbaserte dokumenter, til dagens fullelektroniske arkiver hvor dokumentet bare er et tastetrykk unna. Arkivsystemene er i dag integrert med saksbehandlingssystemene og organisasjonens epost, enten ved at selve arkivsystemet har funksjonalitet for saksbehandling, eller ved at et fagsystem for saksbehandling har en «arkivkjerne». Arkiveringsprosessen blir da del av dokumentproduksjonen. Alle som produserer eller mottar dokumenter i en organisasjon, utfører altså arkivering. Det som fortsatt kommer inn av papirpost, blir gjort om til elektroniske dokumenter ved hjelp av skanning. Utfordringen blir å sikre at dokumentene beskrives slik at de kan gjenfinnes senere. Arkivarens rolle har derfor endret seg fra arkivering og gjenfinning av papirdokumenter til opplæring og veiledning av saksbehandlere og til kvalitetssikring av arkivering fra saksbehandlingssystemene. Vedlikehold av verktøy for ensartet beskrivelse av dokumentene er en viktig del av kvalitetssikringsarbeidet. Kvalitetssikringen ivaretas dels av NOARKstandarden, som alle godkjente saksog arkivsystemet bygger på, dels av verktøy utarbeidet av organisasjonen selv. Og – ikke minst – av organisasjonens rutiner og hvordan disse blir fulgt opp. For ytterligere å forbedre gjenfinningsmulighetene, gjøres også teksten i selve dokumentene søkbar, slik at de kan gjenfinnes ikke bare ut fra en beskrivelse, men også ved å søke på innholdet i selve dokumentene. Et kjent eksempel på dette er Lovdata, men også flere og flere organisasjonsinterne arkiver tar i bruk denne muligheten. Saksbehandlingssystemene omfatter også automatisering av prosessene som genererer sakspapirer og møteprotokoller for politiske møter. I fokus akkurat nå er «papirløse møter», møtedokumenter publisert til den enkelte politikers iPad, hvor politikeren blar seg gjennom velstrukturerte møtepapirer, kommenterer ved hjelp av «gule lapper» i saksdokumentene og bruker iPaden aktivt i møtet. Senest i skrivende uke var det en reportasje i Dagsrevyen hvor en kommunepolitiker og en ordfører viste og lovpriste denne arbeidsformen. Utviklingen stopper nok ikke med dette, for arkivarene er det er bare å brette opp ermene og gripe fatt i stadig nye arbeidsoppgaver. Anne Marit Færden er arkivleder i Fagforbundet. Hva er en arkivar? En arkivar organiserer dokumentasjon slik at informasjonen bevares og gjøres tilgjengelig, også for ettertida. Arkivarer tar vare på dokumentasjonen om virksomhetens aktiviteter. Både offentlige og private har arkiver. Arkivarer må kunne ta i bruk ny teknologi slik at man kan tilpasse arkivvirksomheten til utviklingen i faget. For arkivaryrket etterspørres det i større grad høyere utdanning og gjerne med arkivrelevante fag som arkivfag, jus, it og økonomi. Vanlige arbeidsoppgaver for arkivaren: •registrere, katalogisere og digitalisere •sørge for informasjonen bevares og gjøres tilgjengelig, også for ettertiden •kvalitetssikre saksbehandlingsprosesser til lovverk og regelverk ORDEN I ARKIVET temahefte-23