I Norges beste eKommune skjer mye av kommunikasjonen på nye medier. Det betyr nye utfordringer for arkivarene. Tekst: IngvILL bryn rAMbøL Foto: June WITzøe Innbyggerne i Sørum har kommunens informasjons130senter i lomma og kan melde fra om hull i veien eller mørklagte gater via internett. Alle kommunale møtedokumenter ligger på iPad, og byggesaksarkivet er digitalt. Slik sparer kommunen både trær, tid og penger, og slik gjorde den seg fortjent til tittelen «Årets eKommune» i 2011. Men når stadig mer av kommunikasjonen skjer i utradisjonelle medier, er det er en utfordring å fange opp alt som bør arkiveres for fremtiden, innrømmer virksomhetsleder Roy Allan Hansen, som har ansvar for IKT og arkiv i kommunen. Flere må forstå arkivering – Tidligere, da et dokument var noe som kom i posten, var det mye tydeligere hva som skulle journalføres. Nå må saksbehandlerne forstå og forholde seg til en rekke andre kommunikasjonskanaler. Saksrelatert informasjon kan dukke opp i ulike medier, og det stiller krav til arkivforståelse i hele organisasjonen. Facebook i arkivet 2,5 millioner nordmenn har egen profil på Facebook, og både kommuner og offentlige etater har innsett at de bør være der folk er. Innen utgangen av året kommer over 70 prosent av norske kommuner til å ha opprettet en Facebookprofil, ifølge en undersøkelse fra KS tidligere i år. Samtidig øker usikkerheten rundt saksbehandlingskrav og arkivhåndtering. – Vi får stadig spørsmål fra folk som jobber med arkiv ute i kommunene om hva slags systemer som 6 temahefte-23