finnes, og hvilke muligheter de gir, sier Kari Remset. Hun er daglig leder i Interkommunalt arkiv i Trøndelag og leder KS’ faggruppe for arkiv. – Et problem er at de arkivsystemene som finnes i dag ikke er tilrettelagt for å fange opp smser og sosiale medier. Å spesialbestille systemer, blir veldig dyrt for en liten kommune. Et annet problem er at den tekniske kompetansen er for dårlig både blant dem som jobber med arkiv og blant lederne. Det er ikke nok å ta nye, digitale løsninger i bruk. Organisasjonsmessige endringer må også følge med, sier Remset. Saksbehandling på Twitter Riksarkivet, som har ansvar for å påse at statlige institusjoner følger arkivloven, følger nøye med på utviklingen i forvaltningens bruk av sosiale medier, sier avdelingsdirektør Anne Mette Dørum. – Inntrykket fra tilsynene som er gjennomført i statlig sektor til nå, er at Facebook, Twitter og andre sosiale medier i hovedsak brukes for å spre nyheter og informasjon som ligger på organets hjemmeside, og at det derfor er lite arkivverdig dokumentasjon fra disse mediene. Hvis kommunikasjonen utvikler seg til noe som grenser til saksbehandling eller vedtak, blir det derimot problematisk, sier Dørum. Hun er opptatt av at arkivloven er teknologinøytral. Det er innholdet og ikke mediet som avgjør om noe er arkivverdig. – Teknologier kommer og går. Den gang jeg begynte som arkivar, diskuterte vi om telefakser skulle arkiveres, nå er det sms og sosiale medier vi diskuterer. Men et dokument er et dokument, uavhengig av i hvilken form det oppsto. Det som betyr noe er om innholdet er av en slik art at det skal journalføres og arkiveres, sier hun. Derfor stiller bruken av nye medier i forvaltningen helt nye krav til bevissthet og varsomhet hos de ansatte. Tillatelse på chat – Det burde ikke være så vanskelig å finne tekniske løsninger for å fange inn disse dokumentene, men det som kan være vanskelig i en kommunikasjon som blir mer og mer umiddelbar, er å skille ut det som er arkivverdig eller omfattet av offentlighetsloven, sier Dørum. Hvis en innbygger i en chat med kommunens informasjonssenter for eksempel spør om det er greit at han bygger garasje fem meter fra naboens gjerde, må den som sitter i andre enden være påpasselig med at svaret ikke kan tolkes som et vedtak eller en tillatelse, men henvise innbyggeren til de riktige søknadskanalene. I Sørum kommune er det meste av det som foregår på kommunens hjemmeside, på Facebook og på mobilapplikasjonen ren informasjon, forteller Roy en av de mest populære nett-tjenestene i Sørum er siden der innbyggerne kan melde fra om hull i veien og mangel på gatelys, forteller virksomhetsleder roy Allan Hansen. ORDEN I ARKIVET 7 temahefte-23