Selv om mye av Sørum kommunes arkiver nå er digitale, er det fortsatt fullt av papirmapper og gamle regnskapsbøker i kjelleren. og det vil vare i lang tid fremover, sier fagleder Marit Furuseth. arkivloven sier: «Offentlige organ har en uttrykkelig plikt til å arkivere alle dokument som blir til som ledd i organets virksomhet, enten det er et dokument som kommer inn til organet, eller et dokument som organet selv produserer.» Et DOKUMENT er i følge offentlighetsloven «en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremvisning eller overføring». Allan Hansen. Hensikten er å nå ut til innbyggerne og å gi dem en linje inn til kommunen. Henvendelser som er av en slik art at de skal arkiveres, enten det er søknader eller innspill i debatter, henvises til elektroniske skjemaer, epost og andre formelle kanaler som lettere kan journalføres. Lagrer e-posten med egen knapp Roy Allan Hansen mener kommunen er på god vei til å løse de tekniske utfordringene med å fange dokumenter fra ulike kilder. Over nyttår tar de i bruk et nytt arkivsystem som gjør det mulig å sende epost, smser og til og med Facebookmeldinger til arkiv på en enkel måte. Der man tidligere måtte logge seg på flere ulike programmer for å få dokumentene til arkiv, kan alt nå gjøres med ett enkelt tastetrykk fra ett og samme program. Men tekniske løsninger forandrer ikke på holdninger, og der har kommunen fortsatt en jobb å gjøre, mener fagleder for arkivet, Marit Furuseth. Utilgjengelig informasjon – Det er fortsatt vanskelig for oss i arkivet å få tak i det som skjer som på nye medier. Det handler om at de som sitter som saksbehandlere må være bevisst på hva som skal arkiveres. De må spørre seg selv om det de driver med akkurat nå er ren informasjon eller om det grenser til saksbehandling. Selv om Marit Furuseth holder arkiveringsfanen høyt mens kommunen gjennomfører sin gradvise, teknologiske revolusjon, tror hun egentlig ikke at arkivet går glipp av mer informasjon nå enn før. – Mye av de som skjer per sms og epost i dag skjedde tidligere på telefon eller på små, gule lapper, og det ble jo ikke journalført! 8 ORDEN I ARKIVET  temahefte-23