ORDEN I ARKIVET 10 forestående krisepakke for bankene. Meldingen startet en stor arkivdebatt i Norge. Skulle smser journalføres? Nei, mente statsministerens kontor, smservar åregne somtelefonsamtaler. Jo, mente sivilombudsmannen. smser var å regne som dokumenter, og skulle journalføres hvis de var del av en saksbehandling eller var å anse som arkivverdige av andre årsaker. Hull i arkiveringsrutinene Førsteamanuensis Thomas Sødring fulgte debatten fra sitt kontor på Institutt for arkiv, bibliotekog informasjonsfag ved Høyskolen i Oslo, og slo fast at den avdekket et hull i det offentliges arkiveringsrutiner. Det fantes ingen systemer for å fange opp og journalføre smser. Slik kunne viktig materiale gå tapt for fremtiden. Sødring bestemte seg for å ta skjeen i egen hånd. Høsten 2010 satte han i gang tre studenter på Høyskolens ingeniørutdanning med å utvikle en arkiveringsløsning for tekstmeldinger på smarttelefoner og meldinger på Facebook. Etter fem måneders arbeid, ble prosjektet fullført i mai i år. Fra smarttelefonen til arkivet Studentene har utviklet en applikasjon for Facebook som gjør at det er mulig å skille ut all informasjon fra bestemte grupper og sende det til arkiv med ett tastetrykk. På samme måte kan alle meldinger til eller fra en bestemt kontakt på smarttelefonen sendes automatisk til arkivet. Det er enkle løsninger, der brukerne slipper å gå omveier via worddokumenter eller andre programmer. Meldingene dumpes direkte. – Vi skal ikke ut i markedet med vårt produkt. Hensikten var bare å vise at det går an. Vi ville utfordre Riksarkivet og de kommersielle aktørene til å sørge for at et tilsvarende system kommer på plass. Nå håper jeg bare at noen vil ta tak i dette og utvikle det videre, sier Sødring. Mangler teknisk kompetanse Han tror problemet med gode systemer bunner i både mangel på teknisk kompetanse hos arkivarer og mangel på arkivkompetanse hos datafolk. – Dagens datafolk er ikke interessert i arkiv. De tror det handler om mapper og skuffer og har lite med teknologi å gjøre, sier førsteamanuensen, som kaller seg informasjonsarkitekt og har en doktorgrad i dataprogrammering kombinert med en genuin interesse for arkivering og offentlig åpenhet. På Høyskolen i Oslo jobber han med å utdanne flere med samme fagkombinasjon som ham selv. For at fremtidens arkiv vil trenge folk med teknologiforståelse, er han sikker på. Raske svar nødvendig – Offentlig forvaltning er nødt til å forandre seg. Folk vil ha raske svar. Hvis de tar kontakt med banken sin, får de svar etter noen timer. Snart vil forbrukerne kreve det samme av kommunen og offentlige instanser. Sms kan jo gi en helt ny fleksibilitet i offentlig saksbehandling. Hvis du har søkt barnehageplass men glemt å fylle ut personnummeret til barnet ditt, kan saksbehandler fikse det på et par minutter via sms. Problemet er bare at dette er ledd i saksbehandlingen og skal journalføres. Hvis det ikke er mulig å journalføre en slik sms på en enkel måte, må saksbehandler ty til epost eller brev i stedet, og prosessen tar mye lengre tid. Men vi kan ikke unngå å ta i bruk ny teknologi, eller godta at dokumentasjon ikke kommer til arkivet, bare fordi systemene ikke er gode nok. Studenter løste arkivfloke En sms til statsministeren, en arkivgal høyskolelærer og tre studenter var alt som skulle til. I våres kunne Høyskolen i Oslo presentere et arkivsystem for sms- og Facebook-meldinger. nye medier – vi ville utfordre riksarkivet og de kommersielle aktørene, forteller førsteamanuensis Thomas Sødring. 10 forestående krisepakke for bankene. Meldingen startet en stor arkivdebatt i Norge. Skulle smser journalføres? Nei, mente statsministerens kontor, smservar åregne somtelefonsamtaler. Jo, mente sivilombudsmannen. smser var å regne som dokumenter, og skulle journalføres hvis de var del av en saksbehandling eller var å anse som arkivverdige av andre årsaker. Hull i arkiveringsrutinene Førsteamanuensis Thomas Sødring fulgte debatten fra sitt kontor på Institutt for arkiv, bibliotekog informasjonsfag ved Høyskolen i Oslo, og slo fast at den avdekket et hull i det offentliges arkiveringsrutiner. Det fantes ingen systemer for å fange opp og journalføre smser. Slik kunne viktig materiale gå tapt for fremtiden. Sødring bestemte seg for å ta skjeen i egen hånd. Høsten 2010 satte han i gang tre studenter på Høyskolens ingeniørutdanning med å utvikle en arkiveringsløsning for tekstmeldinger på smarttelefoner og meldinger på Facebook. Etter fem måneders arbeid, ble prosjektet fullført i mai i år. Fra smarttelefonen til arkivet Studentene har utviklet en applikasjon for Facebook som gjør at det er mulig å skille ut all informasjon fra bestemte grupper og sende det til arkiv med ett tastetrykk. På samme måte kan alle meldinger til eller fra en bestemt kontakt på smarttelefonen sendes automatisk til arkivet. Det er enkle løsninger, der brukerne slipper å gå omveier via worddokumenter eller andre programmer. Meldingene dumpes direkte. – Vi skal ikke ut i markedet med vårt produkt. Hensikten var bare å vise at det går an. Vi ville utfordre Riksarkivet og de kommersielle aktørene til å sørge for at et tilsvarende system kommer på plass. Nå håper jeg bare at noen vil ta tak i dette og utvikle det videre, sier Sødring. Mangler teknisk kompetanse Han tror problemet med gode systemer bunner i både mangel på teknisk kompetanse hos arkivarer og mangel på arkivkompetanse hos datafolk. – Dagens datafolk er ikke interessert i arkiv. De tror det handler om mapper og skuffer og har lite med teknologi å gjøre, sier førsteamanuensen, som kaller seg informasjonsarkitekt og har en doktorgrad i dataprogrammering kombinert med en genuin interesse for arkivering og offentlig åpenhet. På Høyskolen i Oslo jobber han med å utdanne flere med samme fagkombinasjon som ham selv. For at fremtidens arkiv vil trenge folk med teknologiforståelse, er han sikker på. Raske svar nødvendig – Offentlig forvaltning er nødt til å forandre seg. Folk vil ha raske svar. Hvis de tar kontakt med banken sin, får de svar etter noen timer. Snart vil forbrukerne kreve det samme av kommunen og offentlige instanser. Sms kan jo gi en helt ny fleksibilitet i offentlig saksbehandling. Hvis du har søkt barnehageplass men glemt å fylle ut personnummeret til barnet ditt, kan saksbehandler fikse det på et par minutter via sms. Problemet er bare at dette er ledd i saksbehandlingen og skal journalføres. Hvis det ikke er mulig å journalføre en slik sms på en enkel måte, må saksbehandler ty til epost eller brev i stedet, og prosessen tar mye lengre tid. Men vi kan ikke unngå å ta i bruk ny teknologi, eller godta at dokumentasjon ikke kommer til arkivet, bare fordi systemene ikke er gode nok. Studenter løste arkivfloke En sms til statsministeren, en arkivgal høyskolelærer og tre studenter var alt som skulle til. I våres kunne Høyskolen i Oslo presentere et arkivsystem for sms- og Facebook-meldinger. nye medier – vi ville utfordre riksarkivet og de kommersielle aktørene, forteller førsteamanuensis Thomas Sødring. temahefte-23