eLektronisk arkiv dokumentfangeren Ved å integrere elektronisk arkiv med e-post fikk Nittedal kommune flere tusen nye dokumenter inn i arkivet. Litt av en fangst. Tekst: eLLen HeggeSTAd Foto: greg rødLAnd buICk – Fra vi innførte elektronisk arkiv 7. februar og fram til 15. september registrerte vi 4800 flere dokumenter sammenlignet med samme periode i fjor, forteller Hilde Brostigen, arkivleder i Nittedal kommune. Det elektroniske arkivet ble innført som et ledd i at kommunen tok i bruk et helt nytt saksbehandlingsverktøy – Public 360. Det er særlig epost som har blitt enklere å få tak i med det nye verktøyet. Tungvint og tidkrevende – Tidligere måtte saksbehandlerne sende alle epostene til oss, slik at vi kunne legge dem inn i saksbehandlingssystemet. Dette var svært tungvint og tidkrevende, og mange lot være å gjøre det. Nå kan saksbehandlerne bare høyreklikke med musa og registrere eposten direkte inn i systemet, sier hun, og demonstrerer hvor enkelt det er. Likevel er det ingen selvfølge at alle gjør dette. Nye systemer krever at folk må jobbe annerledes, og i langt større grad enn tidligere selv sørge for at dokumentene i en sak havner i arkivet og ikke i en mappe i Outlook eller på et fellesområde i datasystemet. I kjelleren i nittedal kommune fyller det gamle papirarkivet rom på rom. Her er det lagret verdifull kommunehistorie på dokumenter datert tilbake til 1800-tallet. ORDEN I ARKIVET 15 temahefte-23