eLektronisk arkiv – Vi er bare et lite stykke på vei. Framover skal vi jobbe mye med skolene som skal innføre elektroniske elevmapper. Det vil bli en stor omveltning for dem, men vi legger vekt på å ha en god og åpen dialog. Personlig kontakt og dialog er viktig, derfor har vi gjerne møter med de ulike brukergruppene slik at de kan komme med konkrete problemstillinger fra sitt område. Det er viktig at vi sammen finner gode løsninger, og at de ansatte forstår hvorfor prosedyrene er slik de er, sier Brostigen. Sms-korrespondanse I 2008 kom statsministerens smskorrespondanse med DnBNorsjefen, om de såkalte tiltakspakkene i forbindelse med finanskrisen, i offentlighetens søkelys. Det ble klart at også smser kan være omfattet av journalføringsplikten. Da var lokalavisen Varingen på pletten: Hvor mange tekstmeldinger hadde kommunen registrert? – Lokalavisen Varingen etterspurte hva vi gjorde med smser som krever saksbehandling eller som av andre grunner er journalføringspliktige. Rutinen er at saksbehandler enten skriver den ned, eller sender den til sin mailboks slik at den kan registreres. I tillegg lages det en kommentar om at dokumentet kom inn som en sms forklarer Brostigen. Rutiner for facebooklagring Foreløpig har det ikke kommet så mange smser til kommunen som er arkivverdige eller journalføringspliktige, men kommunen har fått et par stykker som har blitt behørig registrert. Sms er heller ikke den største utfordringen – nå er det sosiale medier som gjelder. Nittedal kommune skal på Facebook, men arkivlederen er opptatt av at rutinene kommer på plass først. – Vi blir jo oppfordret til å være i sosiale medier – men det krever noe av oss. På Facebook forventer folk rask respons. Men hvem skal håndtere henvendelsene? Og til hvilke tidspunkt? Hva med ugunstige/skadelige innlegg som bør fjernes? Dette må vi tenke grundig igjennom før vi setter i gang, og så må vi informere om det slik at folk vet hva de kan forvente. Vi må også ha gode rutiner som sikrer at arkivverdige henvendelser blir registrert i saksbehandlingssystemet vårt. Ikke arkiv, men dokumentsenter En av de store besparelsene ved elektronisk arkiv er at man ikke lenger trenger å lete etter dokumenter. Men det krever stor grad av kvalitetskontroll, derfor da nittedal kommune innførte elektronisk arkiv, skiftet «arkivet» navn til «dokumentsente- ret» - en betegnelse arkivleder Hilde brostigen synes reflekterer bedre hva jobben egentlig dreier seg om. trengs det ofte flere ressurser til arkivet – ikke færre slik mange kanskje tror. Da Nittedal kommune innførte elektronisk arkiv, gikk avdelingen som tidligere bare ble kalt «arkivet» over til å bli hetende «dokumentsenteret» – en betegnelse Hilde Brostigen synes reflekterer bedre hva jobben egentlig dreier seg om. – Mange assosierer nok ordet «arkiv» med noe tørt og kjedlig, og ser for seg at vi står med hodet nedi en skuff, smiler hun. Men den tiden er definitivt forbi. Arbeidsoppgavene har endret seg vesentlig. Nå handler det om dokumentfangst fra alle tenkelige og utenkelige kilder. Avansert teknologi og god kommunikasjon med hele virksomheten benyttes. arkivet i nittedal kommune • Har fire fast ansatte og har søkt om to nye stillingshjemler fra 2012 • Registrerer i gjennomsnitt 108 nye dokumenter per dag • Syv måneder etter innføring av elektronisk arkivsystem har det kommet 4800 flere dokumenter inn i arkivet. Økningen vil fortsette etter hvert som stadig flere tar det i bruk. For eksempel vil skolene snart bruke systemet til å registrere elevmapper elektronisk ORDEN I ARKIVET temahefte-23