kassasjon Lars Sandberg, underdirek- tør i Arkivverket kaste eller ikke kaste – det er spørsmålet Til neste år kommer nye regler for kassasjon. Lars Sandberg leder arbeidet med de nye reglene. Her gir han oss et innblikk i tankene bak de nye bestemmelsene. Tekst: vegArd veLLe Hva er kassasjon? Kassasjon er definert i arkivforskriften paragraf 318 og betyr at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller har hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og destruert. Bevaring er da det motsatte, og betyr at arkivmaterialet blir tatt vare på for fremtiden og avlevert til arkivdepot. Det er ikke lov å kassere arkivmateriale såfremt det ikke foreligger samtykke fra Riksarkivaren, enten gjennom spesifikke vedtak eller i forskrifts form. Når skal det nye lovverket for kassasjon være klart? De nye kassasjonsbestemmelsene skal være ferdig i løpet av 2012. Kassasjonsbestemmelsene er gitt i forskrift av 01.12.1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (også kalt Riksarkivarens forskrift), kapitlene IIIV. Arbeidet med å revidere de omtalte kapitlene er organisert gjennom revisjonsprosjektet BK OFFSEK som igjen er inndelt i to delprosjekt, ett for statlig sektor og ett for kommunal sektor. Mer informasjon om prosjektet kan man finne på Riksarkivarens nettsider: www.arkivverket.no. Hvem gjelder loven for? Kassasjonsreglene i forskriften vil gjelde for hele offentlig sektor, det vil si sentrale og lokale statlige enheter, fylkeskommuner og kommuner. Reglene for statlig sektor vil bare gjelde egenforvaltningssaker, det vil si administrasjon, organisering, personell og økonomi. Dette er hjemlet i arkivforskriften paragraf 321, der det står at Riksarkivaren utarbeider generelle kassasjonsregler for saker som gjelder egenforvaltning i statlige organ. I samme bestemmelse står det videre at for fagsakene skal statlige organ utarbeide egne spesifiserte kassasjonsregler. Kassasjonsregler for fagsakene skal godkjennes av Riksarkivaren før de kan tas i bruk. I tredje ledd i arkivforskriften paragraf 321 står det at for kommuner og fylkeskommuner utarbeider Riksarkivaren generelle kassasjonsregler, det vil vi kassasjonsregler som gjelder alle sakstyper. Den kommende forskriften vil altså inneholde nye regler for kommuner og fylkeskommuner som dekker allesakstyper,ognyereglerforegenforvaltningssakene i statlig sektor. Hvorfor trenger vi nye regler? Det er mange årsaker til at vi trenger nye regler. De mest sentrale årsakene er pekt på i Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor . Blant annet er det gjeldende regelverket gammelt og utdatert. For kommunal sektor er reglene knyttet til en arkivnøkkel som omtrent ikke er i bruk lenger, det er knyttet til andre regelverk som er opphevet samt strukturen og språkbruken bidrar til usikkerhet. Det er også laget med basis i og med tanke på et papirbasert arkiv. Alt dette gjør at regelverket er vanskelig tilgjengelig og at arkivpersonalet synes det er vanskelig å bruke bestemmelsene. I tillegg har den teknologiske utviklingen gjort ting mer komplekse. De nye kassasjonsreglene skal sørge for at man får tatt hensyn til den elektroniske arkivdanningen. Hvilke uklarheter i de gamle bestemmelsene er det som trengs å klares opp i? Uklarhetene går blant annet på at strukturen og ordbruken har gjort brukerne usikre på hvordan man skal forholde seg til regelverket da det er mulig 20 ORDEN I ARKIVET temahefte-23