27 ORDEN I ARKIVET < oppLæring Seks damer og en mann vagler foran PCene på kursrommet til arkivet i Drammen. De skal få en innføring i kommunens sakog arkivsystem. Deltakerne kommer fra barnehageseksjonen, kemnerens kontor, kommuneoverlegen, byarkivet og dokumentsenteret for helsetjenesten. Brukermanualen for EDB sak og arkiv ligger på bordet ved siden av kursdeltakerne. Til evig tid Som vanlig ved alle kurs hvor teknikk er involvert, tar det en stund før alt fungerer og alle har logget seg inn. Men så er Tone Lystad Olsen, fra byarkivet i Drammen, i gang med kursingen. Olsen er ikke bare kursleder, men også kommunens systemansvarlig for sak og arkiv. – Hvis et dokument er scannet, kan det ikke bli slettet, men blir liggende her til evig tid, forteller Olsen. Av og til blir brukere forvirret over at sakog arkivsystemet har to brukergrensesnitt, et windowsbasert og et webbasert, får kursdeltakerne høre. – Hvis du ikke gjør noe med den inngående posten, får du en restanse. Det vil si at du får beskjed fra systemet om å svare. Kurs for nyansatte Kursleder Olsen arrangerer grunnkurset i EDB Sak og Arkiv en gang i måneden, for det meste for nyansatte i kommunen. De skal lære seg til å besvare brev, skrive utgående post, opprette en sak og få et saksnummer, søke og finne frem til eksisterende informasjon. En av deltakerne er Madli Indseth, ny kommuneoverlege i Drammen. Hun får henvendelser fra publikum og fylkeslegen som må arkiveres. Tidligere har hun jobbet med et annet system, ePhorte. – For meg som har jobbet med sakog arkivsystem før, er EDB sak og arkiv selvforklarende og greit. Jeg håper jeg kan bruke systemet i hverdagen uten å bli stående fast, sier hun. Kaster all post Papirarkiveringen er i ferd med å forsvinne i det offentlige. Over det ganske land går gamle papirer På arkivkurs i drammen Innbyggernes interesse for elektronisk kommunikasjon har eksplodert. Da blir arkivet hjertet i organisasjonen. Tekst: vegArd veLLe Foto: Werner JuvIk – På dokumentsenteret i byarkivet kaster vi all den inngående posten to ganger i året. da er all posten scannet, sortert og lagret digitalt, forteller kursleder Tone Lystad olsen. 27 ORDEN I ARKIVET < oppLæring Seks damer og en mann vagler foran PCene på kursrommet til arkivet i Drammen. De skal få en innføring i kommunens sakog arkivsystem. Deltakerne kommer fra barnehageseksjonen, kemnerens kontor, kommuneoverlegen, byarkivet og dokumentsenteret for helsetjenesten. Brukermanualen for EDB sak og arkiv ligger på bordet ved siden av kursdeltakerne. Til evig tid Som vanlig ved alle kurs hvor teknikk er involvert, tar det en stund før alt fungerer og alle har logget seg inn. Men så er Tone Lystad Olsen, fra byarkivet i Drammen, i gang med kursingen. Olsen er ikke bare kursleder, men også kommunens systemansvarlig for sak og arkiv. – Hvis et dokument er scannet, kan det ikke bli slettet, men blir liggende her til evig tid, forteller Olsen. Av og til blir brukere forvirret over at sakog arkivsystemet har to brukergrensesnitt, et windowsbasert og et webbasert, får kursdeltakerne høre. – Hvis du ikke gjør noe med den inngående posten, får du en restanse. Det vil si at du får beskjed fra systemet om å svare. Kurs for nyansatte Kursleder Olsen arrangerer grunnkurset i EDB Sak og Arkiv en gang i måneden, for det meste for nyansatte i kommunen. De skal lære seg til å besvare brev, skrive utgående post, opprette en sak og få et saksnummer, søke og finne frem til eksisterende informasjon. En av deltakerne er Madli Indseth, ny kommuneoverlege i Drammen. Hun får henvendelser fra publikum og fylkeslegen som må arkiveres. Tidligere har hun jobbet med et annet system, ePhorte. – For meg som har jobbet med sakog arkivsystem før, er EDB sak og arkiv selvforklarende og greit. Jeg håper jeg kan bruke systemet i hverdagen uten å bli stående fast, sier hun. Kaster all post Papirarkiveringen er i ferd med å forsvinne i det offentlige. Over det ganske land går gamle papirer På arkivkurs i drammen Innbyggernes interesse for elektronisk kommunikasjon har eksplodert. Da blir arkivet hjertet i organisasjonen. Tekst: vegArd veLLe Foto: Werner JuvIk – På dokumentsenteret i byarkivet kaster vi all den inngående posten to ganger i året. da er all posten scannet, sortert og lagret digitalt, forteller kursleder Tone Lystad olsen. temahefte-23