Høyere utdanning nødvendig Arkivaren må ha høyere utdanning, gjerne arkivrelevante fag som arkivfag, historie, samfunnsvitenskapelige fag, jus, økonomi og IT. Arkivar er ingen beskyttet tittel, og det er mange måter å skaffe seg arkivkompetanse på. utdanningsmuligheter • Høgskoler som tilbyr arkivkunnskap fins i Oslo og Lillehammer • Universiteter som tilbyr arkivkunnskap er i Tromsø og Stavanger • Ellers: Arkivakademiet, Fagakademiet (korrespondanseskole) og Norsk Arkivråd, som tilbyr kurs og seminarer til arkivarer Kilde: http://utdanning.no/ tema/utdanning/ finn?s=arkiv og dokumenter i resirkuleringsesken. – Det blir veldig mye papir. På dokumentsenteret på byarkivet kaster vi all den inngående posten to ganger i året. Da er all posten scannet, sortert og lagret digitalt, forteller Tone Lystad Olsen. Postlistene blir lagt ut på nettet hver dag. Og kommunens arkivarer merker at innbyggerne er blitt kompetente på elektronisk kommunikasjon. Svært mange ber om innsyn i kommuneposten. I tillegg har antallet eposter til kommunen eksplodert. Folk spør om barnehager, klager på parkeringsbøter og spør om åpningstider. – Vi jobber med en modul som gjør at saksbehandleren kan arkivere eposter fra en egen knapp i Outlook. Det ser vi fram til, forteller Olsen. Heller lagre for ofte Et av problemene arkivarene sliter med, er at serveren finner ut at det er for mange som bruker serveren samtidig. Også kaster den ut noen brukere ut av systemet. – Derfor sier jeg alltid at skal du hente kaffe, ta en telefon eller gå på do, må du lagre informasjonen du har lagt inn. Det er bedre å lagre tre ganger for mye enn én gang for lite. De fleste lærer etter å mistet trefire siders inntastet informasjon, slik at de må starte på nytt igjen. – Mange sliter med å finne tilbake til gamle journalposter. Så kommer kursdeltakeren tilbake til plassen sin og lurer på hva som ble sagt. Alt virket så greit på kurset. Da ringer de gjerne til meg, forteller Olsen. Lurt med videreutdanning – Jeg føler jeg blir betrodd flere oppgaver på grunn av videreutdanningen, sier Anne Pettersen, konsulent i arkivet i Narvik kommune. Hun skolerte seg på Arkivakademiet mens hun jobbet, og tok både grunnkurs og videregående kurs. Utdanningen strakte seg til sammen over to skoleår, inkludert løpende innleveringsoppgaver, sju ukessamlinger på Riksarkivet i Oslo og hjemmeeksamen til slutt. Gjør en bedre jobb – Å ta videreutdanningen var veldig lurt. Jeg har blitt mer bevisst og trygg på arbeidsoppgavene som skal utføres, og gjør en bedre jobb i arkivet. Jeg er blitt mer bevisst på å gjøre ting riktig og i samsvar med gjeldende regler, påpeker Pettersen. Hun mener det er særdeles viktig at arkivet til enhver tid er oppdatert, siden arkivet betegnes som hjertet i organisasjonen. Den nå uteksaminerte konsulenten har ikke — Jeg har blitt mer trygg på arbeidsoppgavene mine etter videreutdanningen, forteller Anne Pettersen, konsulent i arkivet i narvik kommune. bare gått opp i lønn, ettersom hun har lagt til flere studiepoeng på utdanningen sin, men føler også at hun blir mer lyttet til. – Jeg vet ikke helt hvordan jeg skal si det, men føler jeg blir hørt mer, og blir betrodd flere oppgaver. Ønsket faglig påfyll Da Pettersen begynte i arkivtjenesten i 1993 hadde hun ikke noen formell arkivutdanning. Etter hvert savnet hun faglig påfyll og fulgte kursarrangørFagkompetanse (tidligere Kommunal kompetanse) sin nettbaserte arkivskole, hvor hun måtte fullføre ti godkjente innleveringsoppgaver. Etter hvert ønsket Pettersen å lære enda mer og meldte seg på Arkivakademiets grunnenhet i arkivkunnskap, sammen med over 60 andre. Utdanningen skjer i regi av Riksarkivet, og Pettersen lærte om arkivkunnskap, avleveringsregler og lovverk. Grunnenheten ga 30 studiepoeng. Hun ønsket å fortsette studiene og tok et påbyggingsår, spesialenheten, som ga 15 studiepoeng. Her lærte hun mer om elektronisk arkivering. Fikk støtte fra Fagforbundet Pettersen fikk permisjon med lønn fra arbeidsgiver. Selve studiene, inkludert reise til og overnatting i Oslo, fikk hun tilskudd til fra Fagforbundets stipendordning. Resten betalte hun selv. 28 ORDEN I ARKIVET temahefte-23