BRUKSANVISNING: – Vi legger en selvforklarende veiledning på intranettet, slik at våre 1300 saksbehandlere finner ut hvordan de skal praktisere den nye offentlighetsloven i saks- og arkivsystemet, forteller arkivsjef i Bodø kommune, Solfrid Kjærran. grad det ligger personnavn i journalene, så skal de ikke ligge søkbare lenger enn et år. Årsaken er selvfølgelig at man med ny teknologi kan sammenstille navn og personnumre på en helt annet måte enn tidligere. Derfor er det gunstig med denne presiseringen, mener Kjærran. Ønsker presisering Arkivsjefen jobber nå med å få klarhet i hva de elektroniske journalene kan inneholde. En presisering må på plass, både for arkivpersonalets praktiske håndtering, men også for utviklerne av journalsystemer. – Noen har tolket at ordinære arkivkoder, og gårds- og bruksnumre ikke kan legges i journalen på nettet. Dette viser at denne loven er nokså kompleks. Loven, forskriftene som utfyller loven, unntakene, men ikke minst unntak på unntakene. Intern åpenhet Kjærran har allerede fått spørsmål om hvorfor det benyttes «gammel» merking av dokumentene. Hun tror likevel at media har tålmodighet med kommunen. Blant annet fordi Bodø kommune lenge har hatt gode, tilgjengelige journaler på internett. Og relativ rask responstid ved forespørsler. – Vi har i flere år ført interne dokumenter gjennom de samme journalene. Dokumenter som etter gammelt lovverk til dels kunne unntas offentlighet. Altså en praksis som følger intensjonene i den nye loven. I nettverk I Bodø kommune er det rundt 1300 saksbehandlere som jobber i Ephorte, et kombinert saksbehandler- og arkivsystem. Kunder som bruker Ephorte i Saltenregionen har dannet en egen nettverksgruppe. Gjennom nettverket har rundt 60 deltakere fått egen kursing i hvordan de skal håndtere den nye offentlighetsloven. I tillegg skal Arkiv i Nordland, kommunenes depotorganisasjon, veilede arkivarene i håndteringa av den nye loven. – I tillegg har vi jo kursing fra en av våre egne jurister, og arkivintern veiledning og oppfølging, avslutter arkivsjef Solfrid Kjærran. Juss og offent- lighet Jurist Vigleik M. Aas har ansvaret for å spre kunnskap om hvordan den nye offentlighetsloven skal praktiseres av Bodø kommunes ansatte. – Vi er godt i gang med opplæring, og har hatt rundt 120 personer på kurs. Alle som må ha opplæring, har fått den, men vi følger på med flere kursrunder, fastslår Aas. I ryggmargen Aas forteller at den nye loven ikke gir endringer i selve prinsippet rundt offentlighet. Saksdokumentene i forvaltningen skal være offentlige. – Bakgrunnen for den nye loven er en formening om at forvaltningen har praktisert dette for restriktivt. Vi må bli flinkere å vurdere kritisk om ting skal unndras offentlighet, sier Aas. Han tror ansatte til en viss grad kan ha en ryggmargsrefleks som sier «unndra» når et dokument er knyttet til enkeltpersoner, selv om opplysningene i dokumentet ikke gir grunnlag for det. – Men det er nok uansett ikke dette området som eventuelt er en trussel for demokratiet. > Fagbladet 2/2009 > 33 Illustrasjonsfoto: Colourbox.com fbaargang2009 fbseksjonKON