Skriv så alle forstår Som sekretærer på et offentlig kontor sender du trolig mange brev til innbyggerne. Men det er ikke sikkert at de skjønner hva du skriver. Tekst og foto: MONICA SCHANCHE Den som sender et budskap, har ansvar for at mottaker forstår, sier norsklektor Inger Lise Soot. Hun er en skattet foreleser på fagdag om norsk i embets medfør som Fagforbundet arrangerer flere steder i landet. Fagbladet fikk være flue på veggen da hun holdt kurs for sekretærer i regi av Fagforbundets Seksjon kontor og administrasjon i Hordaland. Språket speiler omgivelsene vi lever i. – Visste du at eskimoene har 36 ord for snø, spør Inger Lise Soot for å illustrere at et samfunn lager de ordene det har behov for. Informativt språk Hva kjennetegner så et godt kontorspråk? – Det skal være klart, entydig og effektivt. Skjær vekk det som er unødvendig. Språket skal være en usynlig tjener for innholdet. Og ikke minst: En god kommunikasjon krever at du bruker et språk som mottakeren kan forstå, sier Inger Lise Soot. Hun oppfordrer deltakerne til å tenke på hvem de skriver for. Er det kolleger, fagpersoner eller publikum? – Ikke pynt deg med moteord og lånte fjær. «På nåværede tidspunkt» er «nå». Bruk ikke vanskelige faguttrykk og forkortelser. Kom ned på jorden, og skriv slik at tante Augusta kan forstå deg, sier Inger Lise Soot. På fagdagen får deltakerne prøve seg på å rette unøyaktigheter, vise når det er riktig å skrive og eller å, og bruken av de og dem. Deltakerne får også i oppgave å omformulere byråkratiske setninger. Hvordan vil du for eksempel skrive om følgende til enkelt språk? «Når det gjelder de private helsetjenester er kostnadene betydelig høyere enn de offentlige på grunn av lønsomhetskravet fra dem som eier institusjonene.» Norsklektoren gjennomgår tema som rettskriving, ordbøying, ordvalg, tegnsetting, setningsbygging, stilnivå og tekstdisposisjon. Det viktigste først La det som angår innbyggeren komme først i brevet. Vær personlig, og vær ikke redd for å skrive vi når du skriver på vegne av en offentlig etat eller jobben din, oppfordrer Inger Lise Soot. Begynner du et brev med en, eller man, har du distansert deg fra mottakeren. Norsklektoren vil til livs setninger som «Under henvisning til bygningslovens paragraf 13 2. ledd ser en ikke å ha hjemmel for å godkjenne den omsøkte lokalisering av bygg». Skriv heller: «Vi må dessverre avslå Deres søknad om å få bygge...» – La hovedverbet komme så tidlig som mulig i setningen, og ikke pakk det inn hvis du vil bli forstått. Finn ut hva mottaker vil vite, og begynn der. Forklaringen kan komme etterpå. Unngå ufullstendige setninger Setningen «Dette til Deres orientering» mangler verb. Skriv: «Dette er > FLERE SPRÅKTIPS Språkrådets nettadresse er www.sprakrad.no www.klarspråk.no er et nytt nettsted for bedre og enklere språk i det offentlige. Her finner du skriveråd, teksteksempler, quiz, blogg, informasjon om kurs og mye mer. 30 > Fagbladet 4/2009 SKRIVERÅD Ha leseren i sikte: • Hvem skriver du for? • Tilpass ordvalget etter leseren. • Bruk konkrete og kjente ord der du kan. • Forklar fagord og andre vanskelige ord. Ha saken i fokus: • Del teksten inn etter hovedpoengene. • Si én ting om gangen. fbaargang2009 fbseksjonKON