Kvalitet på kontoret Fagforbundet i Vest-Agder avslutter sine månedlige kontormøter med en kvalitetsøkt. De bruker en enkel metode basert på gule lapper. Ingen problemstillinger er for banale eller for små, ingen for store. Tekst: KARIN E. SVENDSEN Foto: EVA KYLLAND Hver måned benker de seg rundt bordet til kontormøte. Den siste halvtimen av møtet er oppmerksomheten retta mot tavla med de gule lappene. Ansatte og tillitsvalgte på fylkeskontoret i Kristiansand skriver det ned på en gul lapp når det er noe de ikke er helt fornøyd med eller hvis det er rutiner eller arbeidsmåter de ser kan bli bedre. Lappene blir hengt opp på ei tavle. Alle er med i diskusjonen for å finne ut hvordan de forskjellige problemstillingene skal håndteres, og utpeker en eller flere ansvarlige for å følge opp. Nå henger det en lapp hvor det bare står Post. – Det er noen som glemmer å tømme posthylla si, og beskjeder blir liggende ulest, forklarer Elin Lunde, en av sekretærene på kontoret. – Det er vel helst meg, det, innrømmer fylkesleder Roy Gyberg. – Da får det bli mitt ansvar å sørge for at folk heretter tømmer posthylla si når de er innom. Banaliteter De som jobber på fylkeskontoret til Fagforbundet i Vest-Agder, har tatt i bruk en metode som ble foreslått av Dag Kroslid under et stort kvalitetsseminar som Fagforbundet VestAgder arrangerte i august i 2006. – Det er helst de gule lappene vi bruker, og vi har løst mange store og små problemer på denne måten, forteller Gyberg. – Men de aller fleste problemene er veldig banale, legger han til. Som eksempel på banalitetene nevner han at noen på kontoret irriterte seg over at ikke alle slo på lyset når de kom om morgenen. – Det ble tatt opp i kvalitetsbolken på kontormøtet, og det var fort gjort å bli enige om at lyset skal på når vi er til stede. Og siden har i grunnen det gått greit, sier han. Løser det meste De fleste problemer løses før neste møte, men av og til nedsetter de ei arbeidsgruppe for å jobbe med saken. – Neste gang vi har kontormøte, ser vi hvordan det har gått for å finne ut om problemet er løst, og vi bare kan krølle sammen og kaste den gule lappen, eller om vi må jobbe mer med saken, sier Gyberg. Sekretær Torhild Fintland understreker at de også har brukt kontormøtene og de gule lappene til å løse mer vektige problemer. – Vi har for eksempel etablert rutiner for å sende ut protokoller og annen informasjon til fagforeningene, forteller hun. Tidligere fikk de tillitsvalgte samme informasjon fra flere hold. Nå er de enige om hvem som sender hva, og alle er blitt mer forsiktige med videresending av e-poster. > VERKTØYKASSE FOR KVALITET Helsedirektoratet har samla verktøy for bedre tjenester og rutiner og putta dem i ei verktøykasse. Kvalitetskommuneprogrammet anbefaler også kommunene å bruke metoder herfra. Verktøykassa ligger på hjemmesidene til direktoratet, www.helsedirektoratet. Du kan også gå direkte inn på www.ogbedreskaldetbli.no/metoder_verk toy/Verktoykasse/1342 36 > Fagbladet 4/2009 fbaargang2009 fbseksjonSAM