FULL 32 > Fagbladet 7/2009 NYE RUTINER: At e-poster som hører til en sak skal arkiveres, har hatt en viss oppdragende effekt i at man formulerer seg litt formelt, påpeker Lisbet Gavin ved arkivet i Bodø kommune. ELEKTRONISK DOKUMENTFORVALTNING Fra nyttår skal all saksbehandling og arkivering i Bodø kommune være fullelektronisk. Fysisk arkivering av om lag 80.000 årlige inn- og utgående journalføringer i papirform, vil dermed være historie. Besparelsen er blant annet en halv million ark. Tekst og foto: THOR-WIGGO SKILLE Ideen om et fullelektronisk arkiv i Bodø kommune er ikke basert bare på ideologi og troen på det papirløse samfunnet, som dukket opp ved dataverktøyets inntog for tjue–tretti år siden. – Begrep som grønt arkiv, miljø og besparelser er selvsagt viktige faktorer det også. Men effektiv saksbehandling og god dokumentflyt er like viktige insitamenter, fastslår arkivsjef Solfrid Kjærran i Bodø kommune. Krav til teknologi Men det er først de siste tre–fire årene at teknologien har gjort det mulig å skape et fullelektronisk arkiv – og en fullelektronisk dokumentflyt mellom saksbehandlere og arkivet. – Riksarkivet stiller klare krav om sikkerhet. Den er nå på plass, både teknologisk og kunnskapsmessig hos arkivarene. Og vi driver en aktiv opplæring hos saksbehandlerne i forkant av omorganiseringen, forteller prosjektkoordinator Lisbet Gavin. Både inn og ut Gavin er også opplæringsansvarlig ved arkivet og tror at overgangen skal gå nokså smertefritt. – Alle inngående dokumenter, samt selve saksbehandlingen, har i praksis vært elektronisk de tre siste årene. De største endringene opplevde saksbehandlerne da vi innførte skanning av halvparten av dokumentflyten – all inngående post, som blir journalført og skannet her hos oss på arkivet. I Bodø kommune er det rundt 1200 brukere av journal- og arkivsystemet ephorte, som ble innført i 2002. Den spede begynnelsen til en mulig fullelektronisk saksbehandling. – Rundt 600–700 av brukerne er i posisjoner der de sluttfører og sender dokumenter til arkivering. Det er disse som nå vil bli fulgt opp ekstra nøye fra oss, fastslår Gavin. Evig troskap Tekniske retningslinjer for elektronisk arkivering stiller krav til arkivsystemene, lagringsformat, og hvordan dette skal avleveres til depot. For Bodø kommunes del er det Arkiv i Nordland som står for den endelige oppbevaringen. Heretter vil det altså være slutt på kilometervis med arkivskuffer, fbaargang2009 fbseksjonKON