Miljøbevisste innkjøpere Hverdagen vår? Den består i å kverulere med advokater, internrevisjonen og sjefer, blunker innkjøpskonsulent Ivar Larsen Tekst og foto: MONICA SCHANCHE Humrende selvironi møter Fagbladet i innkjøpsavdelingen i Fredrikstad kommune. Innkjøpssjef Kjell Oddvar Gretland byr på fair trade-kaffe. Kommunen kjøper varer og tjenester for om lag 750 millioner kroner i året. Avdelingen har faste rammeavtaler med leverandører for 350 millioner kroner. " Faste avtaler er en stor fordel. De kan sikre riktig pris og utnytte kommunens posisjon som storkunde. Et godt hjelpemiddel både for oss og for leverandørene, mener innkjøpssjefen. Med seg i avdelingen har han de tre innkjøpskonsulentene HanneMarit Joneid, Kristin Vedahl Gulbrandsen og Ivar Larsen. Innkjøpsstrategi Fredrikstad kommune var vært tidlig ute med å lage sin egen innkjøpsstrategi. " Vi er allerede i mål når det gjelder Stortingets pålegg om at alle kommunene skal ha en strategi for elektronisk handel innen 2010. Elektronisk innkjøpssystem er i gang i hele kommunen, forteller innkjøperne. De synes jobben de gjør er viktig. " Vi skal sørge for at folks skattepenger blir brukt riktig, sier Ivar Larsen. Hverdagen består av å produsere anbudsdokumenter, veilede, legge til rette for elektronisk handel, vedlikeholde avtaler og følge opp leverandører. Etisk handel mot sosial dumping " Vi skulle gjerne hatt bedre tid til kvalitetssikring, ikke minst når det gjelder etisk handel, sier Kristin Vedahl Gulbrandsen. Hun undrer seg over hvordan Kommune-Norge skal kunne klare å sjekke underleverandører og arbeidsforhold i Uganda eller Telenors internasjonale engasjement? " Det stilles krav til oss som er urealistiske. Men vi kan ta etiske valg når vi stiller krav til leverandørene. Vi tar stikkprøver, og de må dokumentere lønns- og arbeidsvilkår når vi spør. Brudd kan føre til at avtalen sies opp, sier hun. Kommunen har regler mot bruk av barnearbeid, og de som tilbyr varer og tjenester skal ha ordnede arbeidsavtaler med lønns- og arbeidsvilkår i tråd med ILO konvensjon 94. Det vil si at de ikke er dårligere enn landsomfattende tariffavtaler eller det som ellers er normalt. Digital miljøgevinst De ansatte på innkjøpsavdelingen er glad for at de bidrar til å skåne natur og miljø. " 30.000 elektroniske fakturaer sparer oss for to paller papir i året. Det er noen tonn cellulose, sier Ivar Larsen. Elektronisk journal og arkiv gir enda større miljøgevinst. Fredrikstad kommune startet med elek- tronisk handel allerede i 2001, og er en foregangskommune. Etter hvert er det meningen at det meste av anskaffelser, også tjenester, skal foregå på markedsplassen Ehandel.no. Bestillinger på telefon, brev og faks er snart en saga blott. Flere og flere går over til elektronisk faktura. Det siste halve året har vi innført at våre leverandører ikke bare bør, men skal ha e-faktura i løpet av tre måneder etter at vi har inngått avtale, forteller innkjøperne. E-faktura sparer mye tid og arbeid. Virksomhetene kan til enhver tid se i elektronisk katalog hvilke leverandører kommunen har avtale med. Alle bestillinger blir forhåndsgodkjent og anvist av den som har budsjettansvar for kjøpet, før bestillingen går som ordre til leverandøren. Når varene er mottatt, kan regnskapskon- 34 > Fagbladet 8/2010 fbaargang2010 fbseksjonKON