ASKØY SATSER Øykommunen et brospenn fra Bergen har satt i gang en storstilt overgang til fullelektronisk arkiv. Karin Holmelid har fått jobben med å lede omleggingen. – En skikkelig utfordring, sier hun med øyne som viser at hun er skikkelig tent på oppgaven. EKOMMUNEPROSJEKT Askøy kommune har sitt eget ekommuneprosjekt for bedre digitale løsninger. Kommunen definerer ny portal for å få elektroniske dokumenter inn og ut til brukerne. Om ikke lenge får Askøy også papirløst kommunestyrere, der medlemmene sitter med hver sin pc og får saksdokumentene elektronisk. Tekst: MONICA SCHANCHE Foto: TOR ERIK H. MATHIESEN – Det er viktig at en slik satsing har støtte i kommuneledelsen. Hos oss er det forankret i rådmannens ledergruppe, sier Karin Holmelid, som er leder for kommunens doku- mentsenter – en populær betegnelse for arkiv. Til å gjennomføre omlegging til elektronisk arkiv har Holmelid satt sammen en prosjektgruppe med ansatte fra forskjellige fagområder i kommunen. Med seg har hun også Nina Johannessen og Vigdis Johnsen. De er begge tatt ut på halv tid fra daglige arkivoppgaver for å arbeide med dette og for å få påfyll av ny kompetanse. De har blant annet gjennomgått nettbasert undervisning i elek- tronisk dokumentbehandling. – Vi bygger opp kompetansen her, sier prosjektleder Karin Holmelid. Selv har hun gjennomført to år på Arkivakademiet ved Riksarkivet, og tatt både grunnenheten i arkivfag og spesialenheten i elektronisk arkiv. Hennes iver for faglig kvalitet og kompetanse smitter over på kollegene. Åtte medarbeidere jobber på dokumentsenteret. Samantha Pletten startet som lærling og fikk fast jobb i august. Hun sier det slik: – Nå har jeg lyst til å ta Arkivakademiet. Karin inspirerer meg. Arkivmateriale i fare For kvalitetssikring er helt nødvendig for å unngå at uerstattelig materiale går tapt. Karin Holmelid har merket seg advarsler fra Riksrevisjonen om at mye elektronisk arkivmateriale står i fare for å gå tapt dersom det ikke settes inn tiltak. – Utfordringene står i kø. Vi er klar til å møte dem, sier arkivlederen. Hun har holdt på i 25 år, både med innføring av sak- og arkivsystem i norske kommuner og som arkivleder i stat og kommune. Hun er også med i en referansegruppe for bevaring og kassasjonsregler i norske kommuner. – Det har vært for mye opp til hver enkelt kommune å bestemme hva som skal bevares. Nå kommer det nye regler for dette, både i stat og kommune, opplyser hun. Samarbeid med it Karin Holmelid er klar over at dokumentasjon kan forsvinne også i Askøy kommune. – It-avdelingen er en viktig aktør som vi er avhengig av KYNDIGE HENDER: Arkivarene Nina Johannessen og Samantha Pletten sorterer dagens post som skannes og arkiveres. 30 > Fagbladet 3/2011 fbaargang2011 fbseksjonKON