for å få ting til, både i den daglige driften, og for å bevare historisk materiell. Dette handler om innbyggernes egen historie, understreker hun. Arkivlederen og medarbeiderne hennes vil øke bevisstheten i hele organisasjonen om hva som skal bevares for ettertiden. Barnehager, skoler, pleie og omsorg, Nav kommune, teknisk og kultur får spørsmål om hvilke rutiner de har. Hva de mangler, hva de trenger. Dermed blir alle aktivt involvert og får et eierforhold til prosessen. Opplæring og veiledning øker forståelsen for å ta vare på viktig dokumentasjon for askøyværingene og deres liv. Forvalter livshistorie – Vi forvalter alt fra du er født til du dør. Vi sitter på en kjempemessig dokumentasjon som må bevares slik at den er mulig å finne igjen. Dokumenter som hører sammen, må også arkiveres sammen og ligge i sin rette sammenheng. Proveniens kaller hun det på fagspråket. – Det nytter ikke bare å pøse på med ustrukturert data inn i et elektronisk arkiv. Dokumentasjonen skal være mulig å finne igjen elektronisk. Når en saksbehandler svarer på et dokument, må det arkiveres sammen med dokumentet som er kommet inn, sier Holmelid. Innbyggere kan komme mange år senere og spørre etter dokumentasjon om sin skolegang. Mange vil også ha dokumentasjon på sine ansettelsesforhold når de ønsker å gå av med pensjon. Skolene kobles på Dokumentsenteret har full sentralisering av saksarkivet. De skal arkivere data fra de kommunale enhetene som for eksempel skoler, barnehager, sykehjem og kommunehelsetjeneste. Fra nyttår ble alle de 17 skolene i Askøy knyttet til systemet. – Vi skal overta arkivering av de administrative systemene og generell saksbehandling, men ikke fagsystemene i barnevern og hos kommunelege, opplyser Holmelid. Kvalitet og tilgang Karin Holmelid er svært opptatt av at arkivloven ligger i bunn når kommunen går over til ny elektronisk arkivstruktur. Det er viktig å ta høyde for alt lovverk som regulerer dette, og å styre hvem som har tilgang. For eksempel ansattes personalmapper, elevmapper og andre sensitive opplysninger. – Alle brukere av systemet som gis tilgang, skal auto- FELLESARV: Dokumentasjon er Askøy-samfunnets hukommelse. Arkivleder Karin Holmelid og arkivar Nina Johannessen ved dokumentsenteret tar vare på askøyværingenes historie. > Fagbladet 3/2011 > 31 fbaargang2011 fbseksjonKON