Fokus Kommunene legger i økende grad oppgaveløsning til interkommunale selskaper og samarbeidsløsninger. I mange tilfeller blir ikke arkiv- og dokumentasjonsplikten ivaretatt godt nok. Arkiv og dokumentasjon i interkommunalt samarbeid Tom Oddby Byarkivar i Drammen kommune Dette kan føre til at viktig dokumentasjon av juridisk, forvaltningsmessig og forskningsmessig verdi kan gå tapt. Er en slik utvikling en demokratisk utfordring i forhold til samfunnets tilgang til arkivene? På oppdrag fra KS ble omfanget av interkommunalt samarbeid kartlagt i 2006. Det ble slått fast at omfanget er betydelig. Noen år senere er trenden fortsatt klar: Så lenge Stortingets prinsipielle frivillighetslinje om kommunestruktur ligger fast, fortsetter antall interkommunale samarbeid å øke, og forskningsrapporter viser at dette er en god og effektiv måte å løse kommunal tjenesteproduksjon på. Det var for en tid tilbake registrert ca. 1500 interkommunale samarbeid, men det er grunn til å tro at det fins så mange som 6000. Siden 1998 har Norge hatt en arkivlov som pålegger offentlige organer å ha arkiv som «skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid». De fleste – men ikke alle – interkommunale samarbeid plikter å ha arkiv samt håndtere dette i tråd med bestemmelsene i arkivloven. Til tross for lovbestemmelsene har arkivspørsmål generelt sett ikke blitt behandlet godt nok i mange interkommunale samarbeid. Særlig problematisk er det at det ofte ikke er nedfelt et arkivansvar i selskapsavtaler eller andre styringsdokumenter, samt at arkivansvaret ikke er klart definert på det tidspunktet kommunene inngår samarbeidet. Alle aspekter av arkivfaget berøres: Journalføring av daglig post, innsynsmuligheter i offentlig forvaltning, organisering av sak- og arkivsystemer og kommunenes evne til å håndtere eldre og avsluttede arkiver. Mange arkivarer i norske kommuner erfarer at det er vanskelig å få gjennomslag hos rådmennene og politikerne for at det skal tenkes I mange interkommunale samarbeid er det også stor mangel på kunnskap om arkivfaglige problemstillinger og om hvilke krav som stilles i forhold til arkiv. Når arkivplikten uthules som følge av mangel på kunnskap, skaper dette problemer for samfunnets muligheter for innsyn og kontroll med forvaltningen, og viktig dokumentasjon av juridisk, forvaltningsmessig og forskningsmessig verdi kan gå tapt. Særlig bekymringsfullt er det om rettighetsdokumentasjon (for eksempel barnevernsmapper og personalmapper) ikke blir håndtert godt nok. Basert på tall fra kommunenes arbeidsgiver- og interesseorganisasjon KS fra 2010 var det «Har kommunene inngått avtaler som sier noe om hvem som skal håndtere barnevernsarkivene når disse ikke lenger er i daglig bruk?» arkiv når det etableres interkommunale samarbeid. Når samarbeidet først er etablert, oppstår det også rent formelle problemer. Fordi det lovpålagte arkivansvaret i mange tilfeller er overført til et interkommunalt samarbeid, har ikke den enkelte rådmann eller arkivleder lenger noen formell myndighet. for eksempel 130 kommuner som hadde inngått interkommunalt samarbeid om barnevern. Er viktig dokumentasjon knyttet til lovpålagte barnevernstjenester ivaretatt godt nok i alle disse samarbeidsløsningene? Blir inn- og utgående brev journalført etter bestemmelsene i arkivforskriften? Har kommunene 36 > Fagbladet 6-7/2011 fbaargang2011 fbseksjonKON