SKJEMAVERKTØYET I GOOGLE APPS Start med å lage et skjema med de svaralternativene du ønsker, og del dette til dem som skal svare. Alle svarene samles i et regneark og kan enkelt sorteres eller videre behandles der. I dette tilfellet har vi benyttet skjemaverktøyet for å lage et enkelt påmeldingsskjema der påmeldingene ble samlet i Google Apps sitt regneark. Jobben med å utforme dette tok ca. ti minutter. spørsmål hvor interessant det er å få tilgang til e-post fra en norsk kommune. Vi er ikke akkurat FBI, smiler Jakobsen. Inn i skole og oppvekst Narvik kommune skal også innføre Googles gruppevare til hele utdanningssektoren. – En fordel er at Google har en lisensieringspolicy som gjør at skole- og oppvekstsektoren vil få tilgang på en gratislisens. Nå får lærere, elever og alle ansatte i barnehagene tilgang til den kommunale e-postløsningen. Det er et nivå på e-post som vi ikke har hatt før, med én felles løsning, sier Jakobsen stolt. Det store omfanget gjør at it-avdelingen er nødt til å sende flere på kurs. – Foreløpig har vi gitt opplæring i det nye systemet til 100 personer internt i organisasjonen. Vi får litt drahjelp fra dem som bruker Gmail privat. Brukergrensesnittet er enkelt, og det er mulig for dem som har gått på kurs å lære opp folk rundt seg. Vi setter også opp en supportside der de ansatte kan få svar på enkle spørsmål, opplyser it-sjefen. – Er elevene allerede inne på det kommunale e-postsystemet? – Det er målet. Men vi må gjøre en ryddejobb før vi oppretter kontoer, med navn og struktur, for å sikre at eleven beholder sin konto gjennom hele skoletida. Fri for reklame Jacobsen peker på at det er viktig å skille mellom privat Gmail, som er gratis fordi den finansieres gjennom reklame, og den kommunale. Når kommunen betaler lisens for hver bruker, er kontoen reklamefri. Elevdelen vil også være uten reklame, fordi den er en såkalt academic lisens. Rett i saksarkivet – Vi har fått et samarbeid med Google og det svenske Avalon Innovation for å lagre e-postmeldinger og vedlegg direkte inn i vårt saksbehandlingssystem Websak. Vi ser det som en fin mulighet. Løsningen er under testing og utprøving nå, opplyser Jakobsen. – Når du åpner Gmail, dukker det opp en knapp med beskjed «lagre til websak». Gmail er tilpasset vårt utseende med vårt kommunevåpen og med våre kommunale innstillinger, forteller it-sjefen. Smarte løsninger Narvik kommune har også funnet en løsning for ansatte på farten. – Vi har mange brukere som ikke nødvendigvis sitter foran en pc hele dagen. Med smarttelefon vil de kunne motta og sende e-post og dele kalenderinformasjon med andre kolleger, noe som har vært etterspurt av mange, forteller Jakobsen. Også her er det tenkt på sikkerhet. Såkalt Kill Pill skal kunne slette alt innhold på en telefon som blir stjålet eller mistet. It-avdelingen administrerer alle kontoer og kan slette hos alle brukere, opplyser it-sjefen. – Kan dere være en ressurs for andre kommuner som vil prøve seg i skyen? – Det er allerede kommet henvendelser fra flere kommuner. Vi stiller gjerne opp og deler erfaringer og tanker med andre som vil se mulighetene i dette, sier it-driftssjef Per Jakobsen. IT-PILOT: Driftssjef Per Jakobsen tar Narvik kommune ut i nettskyen. Et stort teknologiskifte med sparte lisens- og driftsutgifter og en rekke fordeler for brukerne, mener han. 34 > Fagbladet 8/2011 Foto: Nicola Mulryan fbaargang2011 fbseksjonKON