¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇ¸ˇK  Jeg kunne ikke tenke meg å gå tilbake til papir- kontoret. Da hadde jeg pensjonert meg, fastslår arkivleder Greta Bårdsen i Tingvoll kommune. Tekst: VEGARD VELLE Foto: HUGO TINGVOLL Sciencefiction er blitt virkelighet I15 år har Tingvoll vært en papirløs kommune. I 1998, da de begynte å skanne all post, var dette helt nytt i kommunenorge. Og rådmannen omtalte det papirløse kontoret som science fiction. Det var daværende rådmann, Eirik Oterholm, som insisterte på at kommunen skulle være papirløs. Kommunestyret ønsket å prioritere penger til jordbruk, skogbruk og skole, ikke datamaskiner. Men rådmannen fikk viljen sin. Noe de har tjent på i ettertid, ifølge Greta Bårdsen. Sakspapirene på Ipad I dag sitter kommunestyrerepresentantene med alle saksdokumentene på hver sin iPad og har dermed bedre tid til å forberede seg og komme med innspill. Alle andre kan finne sakspapirene til kommunestyremøtene på hjemmesiden til kommunen. Arkivverdig post skannes og er tilgjengelig i full versjon for alle interesserte. Og digitalisert korrespondanse sendes elektronisk til mottakeren og til saksbehandleren, som selv også kan søke etter relevant korrespondanse i arkivet. Ikke bedre i gamle dager  Jeg husker vi brukte hele arbeidsdager på å kopiere sakspapirer til kommunestyremøtene. Ofte gikk kopimaskinen varm og stoppet opp. Da måtte vi tilkalle hjelp fra Kristiansund. I tillegg kom bilag og regnskaper. Da vi var ferdig med å kopiere, skulle alle dokumentene pakkes inn i konvolutter, frankeres og sendes i posten. Jeg har en helt annen jobb i dag enn da jeg begynte her, reflekterer Bårdsen. Tidligere hadde også hver etat sitt eget arkiv og egne ansvarlige for disse. Søkerlister til ledige stillinger måtte kopieres opp, med opplysninger om hver enkelt søker, til alle som var interessert. Og journalistene oppsøkte kommunehuset for å få tilgang og kopier av post og dokumenter de ønsket innsyn i. Nå er alt elektronisk, og kommunen sparer både tid, personale og penger. Fikk oppmerksomhet  Overgangen til den papirløse kommunen krevde mye kvelds- og helgejobbing. Men arbeidet ble verdsatt, og vi som jobbet i arkivet var ikke lenger nederst i hierarkiet, sier arkivleder Greta Bårdsen i Tingvoll kommune.  Hver måned kom det utsendinger fra ulike kommuner, til og med fra Trondheim, som ville snakke med og lære av oss. Tingvoll var en foregangskommune, sier Bårdsen. Vekk med tullpratet Blant de første grepene som de arkivansatte gjennomførte, var å legge ut postlistene i fulltekst på nettet.  Det fungerer oppdragende at korrespondanse publiseres på nettet, ikke minst for saksbehandlerne som må skrive så folk skjønner det. I begynnelsen var det litt skremmende, men nå er det blitt en vane. Vi får ikke mange klager, forteller Bårdsen. Hun vektlegger arkivkunnskapen. Datasystemene er bare redskap.  Vi er trygge på offentlighetsloven. Meroffentlighet er regelen. FØLTE SEG VERDSATT:  Overgangen til den papirløse kommunen krevde mye kvelds- og helgejobbing. Men arbeidet ble verdsatt, og vi sto ikke lenger nederst i hierarkiet, sier arkivleder Greta Bårdsen i Tingvoll kommune. 30 > Fagbladet 5/2013 ¸ˇN : U ¸ˇE M E O Ø A R I N E " Postlister i fulltekst på internett. " Meroffentlighet  innbyggerne og politikerne har tilgang til offentlig informasjon gjennom postlister og politiske saksdokumenter. " Papirløs saksbehandling. " Papirløse politiske møter. " Demokrati og deltakelse i lokalpolitikken forebygger korrupsjon. " Tilgang til gode offentlige tjenester på nett  digitalt servicekontor. " Elektroniske søknadsskjemaer. " Interne effektiviseringsgevinster ved forenkling av arbeids- prosessene. L S N M P P D fbaargang2013 fbseksjonKON