6 eFORVALTNING fordi standardskjemaer ofte kan være mer gjennomarbeidet enn skjemaer en lager selv. I tillegg vil bruk- ere som flytter fra en kommune til en annen lettere kjenne igjen og lettere kunne bruke skjemaene. En digital tjeneste som har redusert tids- og papirbruken hos fylkesmannen, er dennes nylige tilgang til Trondheims digitale oversikt over klagesaker. Tidligere oversendte kommunen bunker med dokumenter i hver klagesak. Nå får fylkesmann- kontoret kun et ark med en referanse til saksdokumentene. Disse er scannet inn, til bruk for saks- behandlerne. – I første omgang får fylkesmannens kontor tilgang på byggesaksklagene. I neste omgang skal barnevernssaker gjøres tilgjengelige, sier Flataker. Åpner for sensitive data Ganske snart oppretter Trondheim sin egen sikkerhetsportal. Bankenes Betalingssentral gir brukerne muligheten til å signere digitalt i saker som angår egne sensitive personopplysninger. For eksempel kan en bytte fastlege via kommunens nettsider. Utviklingen stopper ikke der. Når webansvarlig Flataker jakter på nye ideer til forbedrete web- tjenester, surfer han på kommunale nettsteder i andre land. Spesielt i Sverige, Danmark, Storbritannia og Canada finnes mye å lære. • Mindre arbeid, lavere kostnader Ikke bare økonomisk tjener Trondheim på digitale tjenester – også servicegevinster følger. Resultatet av det siste er mer fornøyde brukere. Heller ikke økonomisk er det noen grunn til å kimse av resultatene i Trondheim. Arbeidsmengden en sparte på automatisert behandling av stillingssøknader tilsvarte i 2005 5,5 stillinger. Av de totalt 30.000 stillingssøknadene kommunen mottok, sparte den 10.000 timers behandlingstid. Oppå dette slapp kommunen returportoen på 40 kroner per søknad. Tar ett minutt Når det gjelder digitale barnehageskjemaer, hadde Trondheim behandlet 9444 elektroniske søknader og 680 papirsøknader i de ni første månedene av 2006. Å behandle en elektronisk søknad tar i snitt ett minutt, mens det tar fem minutter å behandle en papirsøknad. Det vil si en innsparing på 629 timer. Lavere annonsekostnader Også annonsekostnadene blir lavere på grunn av nettsidene. I Adresseavisen rykker kommunen inn en mindre henvisning til den ledige stillingen. Den fullstendige informasjonen finnes på kommunens nettside. Elektronisk postscanning gjør at kom- munen slipper å sende ut post til de ulike etatene og avdelingene med biler. ETISK DILEMMA INGEN FORSTÅELSE Kommunens datasystemer forventes å være tilgjengelige 24 timer i døgnet. Blant annet er en helkontinuerlig helseinstitusjon avhengig av døgnkontinuerlig adgang. De IT-ansatte er alltid tilgjengelig på telefon – og retter feil til alle døgnets tider. Overtidspotten er brukt opp. De ansatte har hatt 200-300 timer overtid uten betaling, og det samme gjelder deg. Avspasering går kun i liten grad. Rådmannen forstår ikke alvoret og prioriterer dine innspill så lavt at avdelingen ikke får ekstra budsjettmidler til en vaktordning og/eller økning i bemanning. Blir du en varsler? Nekter du de ansatte å jobbe mer gratis utover kvelden? Neste gang nettverket går ned - lar du det være nede til de ansatte er tilbake på jobb. Gå-sakte-aksjon?  temahefte-08