Innflytelse i fremtidens forvaltning
Betydningen av å delta aktivt i den konkrete utformingen
av forvaltningens informasjonssystemer
øker. Som ledd i systemutviklingen tas det for
eksempel stilling til i hvilken grad og på hvilken
måte forvaltningen skal automatiseres, noe som kan
ha avgjørende innflytelse på situasjonen for ansatte
og brukere.
Offentlig forvaltning kan være både venn og
motpart. Ofte yter forvaltningen tjenester, andre
ganger utøver de myndighet ved å bestemme hvilke
plikter og rettigheter vi har. For å utføre forvaltningens
oppgaver har vi bl.a. informasjonssystemer.
Vi har alltid hatt systemer av skjemaer, standardbrev,
journalførings- og arkiveringsrutiner for
mengder av informasjon i form av papirdokumenter
mv. Nå er informasjonssystemene i stadig større
grad IKT-baserte. Det har mange likheter med
papirbaserte systemer, men forskjellene er viktigere.
Spesielt viktig er det å være oppmerksom på at
deler av myndighetsutøvelsen blir automatisert.
Dels kan dette skje ved at informasjonssystemet
definerer hvorledes elektronisk kommunikasjon
med forvaltningen kan/skal skje, dels ved at det
fastsettes hvilke opplysninger som det er anledning
til å ta hensyn til i en sak. Vi kan også overlate til
maskinen å treffe avgjørelser i enkeltsaker. Forutsetningen
er at vi på forhånd programmerer maskinen
til å utføre de operasjoner som er nødvendige
for å oppnå riktige avgjørelser. I ytterste fall
kan vi lage oss rutiner der saksbehandlingen (nesten)
skjer «uberørt av menneskehender»; der opplysninger
i saken innhentes automatisk fra maskinlesbare
registre, og systemet behandler saken i
samsvar med de regler vi har programmert inn i
systemløsningen.
Jo mer vi automatiserer forvaltningens myndighetsutøvelse,
jo mer settes enkelte viktige spørsmål
på spissen: Automatisering innebærer å ta detaljert
stilling til løsningen av rettslige spørsmål på forhånd,
før problemet skal håndteres i konkrete tilfelle.
Men når vi på denne måten løser problemet
i tilknytning til programmeringen av systemet, blir
det vanskeligere å ta individuelle hensyn i hver sak.
Systemet kan gi god forutberegnelighet, men kan
også gi rigiditet og muligens mindre rettferdighet.
Systemløsningen «ser» ikke den enkeltes situasjon.
Et ektepar med to voksne døtre fikk for eksempel
avslag på søknad om bostøtte, fordi døtrene hadde
glemt å melde flytting til Folkeregisteret. Systemet
var automatisert og fullt basert på tilgjengelige
maskinlesbare opplysninger. Døtrenes forglemmelse
gjorde at det var registrert en for høy inntekt
i husstanden, noe som gikk ut over foreldrene.
Automatisering innebærer i virkeligheten en
ekstrem grad av regelstyring. Uansett tekniske ytelser
er datamaskinen uhyre tungnem og må ha
detaljerte instrukser om alt den skal utføre. Den
kan ikke utføre annet enn det den er programmert
til, og følger instruksene slavisk (enten de er korrekte
eller ikke). Programmene er dessuten regler
som «utfører seg selv», og som ikke møtes av «ulydige
» personer som overstyrer for å få fornuftige
løsninger. I en automatisert forvaltning er vi med
andre ord ekstremt regelstyrte – det synes bare
ikke.
Utvikling og anskaffelse av (automatiserte)
informasjonssystemer handler ikke primært om
informasjon. Det handler like meget om organisering
(hvordan skal vi jobbe internt og samarbeid
med andre – hvem skal gjøre hva?). Det handler
om å revurdere hvilke regler som skal gjelde (bør
vi effektivisere ved å fjerne adgangen til å treffe
skjønnsmessige avgjørelser, bør vi stille andre krav
til underskrift, vedlegg mv?), og om å sikre at systemene
ligger innenfor det loven tillater (hvilke
krav til systemet følger av personopplysningsloven
Den som vil ha innflytelse på
fremtidens elektroniske forvaltning,
kan ikke begrense
seg til å delta i tydelige og
tradisjonelle beslutnings-
prosesser.
SAMMENDRAG
Professor dr.juris
Dag Wiese
Schartum
Jo mer vi automatiserer
forvaltningens myndighets-
utøvelse, jo vanskeligere
blir det å ta individuelle
hensyn i hver sak. Systemløsningen
ser ikke
den enkeltes situasjon.
temahefte-08