Fakta Rana kommune antall sekretærer i personalavdelingen: Åtte Stillingskoder: Sekretær, sekretær med videreutdanning, førstesekretær, førstesekretær 1 med videreutdanning, sekretær 1 med videreutdanning. i stillingskodene inngår ansvar, erfaring, arbeidspraksis og videreutdanning. Halvparten av sekretærene har tatt videreutdanning det siste året. Vekk med papirbunkene. Personalsjef Siv Westvik i Rana kommune ivrer for at sekretærer og andre ansatte skal jobbe aktivt for å øke sin formalkompetanse, også innenfor de mulighetene for effektivisering som digital hverdag gir. Får fri med lønn – assistentene eksisterer ikke lenger. i dag tar alle selvstendige beslutninger. Å bygge formalkompetanse dreier seg om å få en bedre forståelse av hva beslutningene skal bygges på. tekst og foto: Inger E. Eftevand Orvin Etter 30 år i staten med oppgaver knyttet til personal og ledelse kom Siv Westvik for to år siden virvlende inn til Rana kommune som personalsjef. Hun kom til et godt voksent personale der mange hadde god realkompetanse, men begrenset formalkompetanse. Det siste ville hun gjøre noe med. – For meg er det viktig at alle vet hva som har skjedd med en sak før den kommer til oss, og hva som skal skje med den etterpå. Jo bedre forståelse du har for sammenhenger, jo bedre jobb gjør du, sier Westvik. Tilrettelegging Kompetansebygging er en av hennes kjepphester, på alle nivåer. I løpet av det siste året har halvparten av avdelingens sekretærer høstet studiepoeng i en eller annen form, og det gleder Siv Westvik. I praksis betyr dette at de ansatte får fri med lønn for å reise på samlinger, kommunen kjøper inn skolebøker, de får studiedager med lønn i forbindelse med eksamen, og i noen tilfeller dekkes reise og opphold. Det betyr også at hele personalet er innforstått med at det medfører noen ekstra belastninger når noen er borte i forbindelse med studier. Stimulerende – Den klassiske sekretæren som registrerer sin bunke, er borte. Den tid er over. Også saksbehandlersjiktet er blitt mer nyansert. Når det blir overkommelig å lære nye ting, oppleves det som stimulerende i hverdagen. Det får også en sosial verdi. Vi får nye ting å snakke om, vi høster av hverandres kunnskap, og det ruster hver enkelt til å møte et arbeidsmarked i endring, sier personalsjefen. Kompetansebygging tar tid. Og Siv Westvik har flere kjepphester som i høyeste grad angår hele personalet, og sekretærene ikke minst. – De fleste av oss er det som kalles digitale innvandrere. Vi trenger flere som intuitivt vet å utnytte mulighetene for effektivisering som ligger i it-verktøyet. Også dette handler om forståelse for sammenhenger, sier Siv Westvik. Målet er papirløse arbeidsbord i løpet av kort tid. Hos alle. 14 kontorfaget i utvikling  temahefte-17