Styrer hukommelsessenteret tingvoll kommune med vel 3000 innbyggere var den første i landet som gikk over til elektronisk arkivering. Siden har den vært opplæringsanstalt for mange andre – og mye, mye større – kommuner. tekst og foto: THOR A. NAGELL Tingvoll var den første norske kommunen som begynte å skanne dokumenter. Det har ikke bare gjort kommunen til en foregangskommune på et spesielt fagområde; det har også bidratt til at en hel yrkesgruppe har fått økt kompetanse, høyere status, bedre lønn og flere interessante arbeidsoppgaver. – 2. juni 1998 var det elektroniske arkivet klart til bruk, og vi begynte med skanning fra samme dag. Målet var å fornye og effektivisere arbeidsmetodene med moderne datateknologi. Sekretærene ble i høyeste grad regnet med – noe som økte motivasjonen til å yte vårt beste, sier Greta Bårdsen som har jobbet i kommunen i 37 år. Hun er i dag arkivleder i Tingvoll kommune på Nordmøre. Dyr investering Den største bøygen for å få innført elektronisk saksog arkivsystem var politikerne. De fleste av dem manglet motivasjon, og var ikke forberedt på den store omveltningen i måten å utføre arbeidsoppgaver på. Og dessuten kostet det penger – masse penger. – Rådmann Eirik Oterholm fikk mye «pepper» for vår lynraske vei mot et elektronisk samfunn på kommunehuset. I dag er nok alle enige i at omorganisering og fornying var nødvendig. Men det kom brått på for mange, smiler Greta Bårdsen. Hun fortsetter: – Saksbehandlerne måtte innstille seg på å få dokumentene på skjermen i stedet for på papir, og alle måtte forholde seg til elektronisk saksbehandling. Ikke alle taklet denne forandringen like bra. God og kontinuerlig opplæring var derfor nødvendig. Det ble opprettet en ressursgruppe som skulle ha ansvar for opplæringen. Denne gruppa besto i hovedsak av oss sekretærene på servicekontoret. – Samtidig med at elektronisk arkivering var en realitet, ble også postlistene lagt ut på nettet. Helt spesielt var det at dokumentene kunne leses i fulltekst. Fortsatt er det bare et fåtall kommuner som har gått så langt i åpenhet og meroffentlighet som vi mener er viktige prinsipper for enhver kommune, sier hun. Papir på vei ut Etter hvert har de ansatte blitt fortrolige med teknologiske verktøy som arbeidsredskap i saksbehandlingen. Politikerne mottar saklistene elektronisk. Kopieringsjobben og papirbunkene ved utsending til møtene er borte, og porto- og papirutgiftene er sterkt redusert. Servicekontoret er Tingvoll kommunes eneste postmottak, der all papirpost mottas. I tillegg er det et elektronisk postmottak. Tendensen er at elektronisk post øker, mens det blir mindre papirpost. Foregangskommune Etter omleggingen fulgte en spennende tid der Tingvoll kommune ofte fikk besøk fra flere andre kommuner, blant annet Trondheim. – Vi måtte vise alle fordelene med scanning og elektronisk arkivering og saksbehandling, samt servicekontor og sentralarkiv. Det var motiverende at det var vi sekretærer som fikk vise fram den nye ordningen. Vi engasjerte oss virkelig. Skanning var nytt og spennende for dem som kom fra andre kommuner. Nå er denne forskjellen visket ut; andre kommuner har også tatt ny teknologi i bruk, sier Bårdsen. INGEN MOTSTAND MER: Da arkivleder Greta Bårdsen sammen med blant andre rådmannen «innførte data-alderen» i kommunen, møtte de mye motstand. Den er borte nå. kontorfaget i utvikling 19  temahefte-17