finnes, og hvilke muligheter de gir, sier Kari Remset.
Hun er daglig leder i Interkommunalt arkiv i
Trøndelag og leder KS’ faggruppe for arkiv.
– Et problem er at de arkivsystemene som finnes i
dag ikke er tilrettelagt for å fange opp smser
og
sosiale medier. Å spesialbestille systemer, blir veldig
dyrt for en liten kommune. Et annet problem er at den
tekniske kompetansen er for dårlig både blant dem
som jobber med arkiv og blant lederne. Det er ikke
nok å ta nye, digitale løsninger i bruk. Organisasjonsmessige
endringer må også følge med, sier Remset.
Saksbehandling på Twitter
Riksarkivet, som har ansvar for å påse at statlige
institusjoner følger arkivloven, følger nøye med på
utviklingen i forvaltningens bruk av sosiale medier,
sier avdelingsdirektør Anne Mette Dørum.
– Inntrykket fra tilsynene som er gjennomført i
statlig sektor til nå, er at Facebook, Twitter og andre
sosiale medier i hovedsak brukes for å spre nyheter
og informasjon som ligger på organets hjemmeside,
og at det derfor er lite arkivverdig dokumentasjon
fra disse mediene. Hvis kommunikasjonen utvikler
seg til noe som grenser til saksbehandling eller vedtak,
blir det derimot problematisk, sier Dørum. Hun
er opptatt av at arkivloven er teknologinøytral. Det
er innholdet og ikke mediet som avgjør om noe er
arkivverdig.
– Teknologier kommer og går. Den gang jeg
begynte som arkivar, diskuterte vi om telefakser
skulle arkiveres, nå er det sms og sosiale medier vi
diskuterer. Men et dokument er et dokument,
uavhengig av i hvilken form det oppsto. Det som
betyr noe er om innholdet er av en slik art at det skal
journalføres og arkiveres, sier hun.
Derfor stiller bruken av nye medier i forvaltningen
helt nye krav til bevissthet og varsomhet hos de
ansatte.
Tillatelse på chat
– Det burde ikke være så vanskelig å finne tekniske
løsninger for å fange inn disse dokumentene, men
det som kan være vanskelig i en kommunikasjon som
blir mer og mer umiddelbar, er å skille ut det som er
arkivverdig eller omfattet av offentlighetsloven, sier
Dørum.
Hvis en innbygger i en chat med kommunens
informasjonssenter for eksempel spør om det er greit
at han bygger garasje fem meter fra naboens gjerde,
må den som sitter i andre enden være påpasselig
med at svaret ikke kan tolkes som et vedtak eller en
tillatelse, men henvise innbyggeren til de riktige
søknadskanalene.
I Sørum kommune er det meste av det som foregår
på kommunens hjemmeside, på Facebook og på
mobilapplikasjonen ren informasjon, forteller Roy
en av de mest populære
nett-tjenestene i Sørum er
siden der innbyggerne kan
melde fra om hull i veien og
mangel på gatelys, forteller
virksomhetsleder roy Allan
Hansen.
ORDEN I ARKIVET 7
temahefte-23