og overgang til harddisker og sikkerhetskopier. – Det er klart denne omleggingen vil gi besparelser i depotkostnadene. Vi er jo pålagt å oppbevare dokumentene fra nå og nær sagt til evigheten, poengterer arkivsjef Kjærran. E-post på lager – Den største endringen blir rutinene for arkivarene. Oppfølging og kvalitetssikring skal nå bare skje elektronisk. Gavin anser journalføringen av e-poster som en av de viktigste faktorene å perfeksjonere. – Men dette har vi helautomatisert. Alle e-poster som anses å ha betyd- ning i en saksbehandling, kan enkelt arkiveres ved å merke e-posten og trykke «importer». Ephorte åpnes, og til og med vedleggene konverteres automatisk. E-poster skal behandles på lik linje med dokumenter som kommer i posten eller som leveres direkte fra publikum til en saksbehandler. Saksbehandlerne har selv et betydelig ansvar for at alle saks-    > Fagbladet 7/2009 > 33 Krever små omlegginger Prosjektkoordinator Lisbet Gavin ved arkivet i Bodø kommune er opptatt av den ergonomiske biten av et fullelektronisk system. – Kanskje vil folk sitte mer ved pc-en, uten pauser, som når en går til kopimaskinen eller printeren. Gavin mener det for noen vil være riktig å investere i to skjermer. Andre vil kanskje ha behov for et løftebord for å kunne variere arbeidsstillingen. – Vi har flere her på arkivet som jobber med to skjermer. Det vil jo være særlig relevant for dem som jobber mye med kart eller store tegninger. fbaargang2009 fbseksjonKON