34 > Fagbladet 7/2009 dokumenter kommer inn i arkivsystemet. Gavin slår fast at dataverktøyet er så perfeksjonert at huskelista for saksbehandlerne vil være atskillig kortere i framtidas arkivering. – I tillegg driver vi jo kontinuerlig support og veiledning her ved arkivet. Alle arkivarene kan fjernstyre og ta over saksbehandlernes skjermer, og på den måten drive en effektiv rettledning om noen er usikre eller står fast. Sperrer e-post Sentralarkivet, som ligger under kommunens ikt-avdeling, registrerer og setter selv opp nye ansattes brukerrettigheter og tilgang i datasystemet. Sikkerhetsrutiner er selvsagt avgjørende for at ikke dokumenter skal kunne komme på avveie. – Om et dokument er gitt en graderingskode, er det for eksempel ikke mulig å ekspedere dette i e-post. Systemet sperrer for, forklarer Gavin. Like regler Kjærran fastslår at vi framover må se annerledes på arkivrollen. I dag finner arkivarene ferdigstilte dokumenter i papirformat når de har behov for å lete dem opp. Nå må i stedet søkefunksjoner perfeksjoneres, og rutiner for å hente fram gamle saker må legges om. Heretter blir alt på skjerm. – Vi ser fram til at vi får alle rutinene helt på plass. Det hender at vi får dokumenter sendt hit som ikke er PAPIRLØST: Fullelektronisk dokumentforvaltning er minimalisme i praksis, mener arkivsjef Solfrid Kjærran (t.v.) og prosjektkoordinator Lisbet Gavin i Bodø kommune. gramvare, men også i opplæring og nytt skanningsprogram som vil gi en bedre lesevennlighet av dokumentene på skjermen. Særlig gjelder dette for tegninger og kart. – Vi har som mål å foreta omleggingen 1. januar 2010. Vi skal senest være ferdig ved utgangen av første kvartal neste år. Skarpt periodeskille Selve omleggingen må uansett få en gitt dato, fordi dette vil kreve at man legger inn et skarpt periodeskille, som det heter på arkivspråket. – Den eksisterende journalbasen vil bli definert som en historisk base. Det betyr at vi begynner på nytt og nullstiller oss i den nye journalen. Framover må vi kjøre to separate baser når vi skal søke tilbake. «Sikkerhet og tilgangsstyring er vesentlig i arkivsammenheng, ikke minst ved overgang til elektronisk arkiv.» SOLFRID KJÆRRAN, arkivsjef ferdige til arkivering. Dette fanger vi opp på papir. Nå må vi i stedet legge inn elektroniske systemer som luker ut denne muligheten. Vi har jobbet mye med registreringsregler, slik at informasjonen skal være lik og dermed lett å søke opp. Prosjektmidler Veien til det fullelektroniske arkivet er vedtatt som et eget prosjekt, og har rammer på et par millioner kroner. Hovedsakelig ligger kostnaden i pro- Gavin håper leverandøren kan komme opp med en kombinasjonsløsning som gjør det mulig å lenke mellom den gamle og den nye databasen. – Løpende saker må gis nytt saksnummer, og vil i en periode ligge i to baser. Det er egentlig så enkelt at de som lagrer saker i det nye systemet i tillegg må lage koder som viser tilbake til gammelt saksnummer, avrunder prosjektkoordinator Lisbet Gavin ved arkivet i Bodø kommune. fbaargang2009 fbseksjonKON