MÅL FOR ELEKTRONISK ARKIV I ASKØY
• Skape et samlet og komplett arkiv for Askøy kommune. • Full utnyttelse av elektronisk kommunikasjon. • Mer effektiv saksbehandling for ledere og saksbehandlere. • Redusere tidsbruk for gjenfinning av informasjon og
dokumentasjon. • Øke kompetansen innenfor elektronisk arkivering. • Utarbeide nye rutiner for behandling av elektronisk
dokumentasjon.
riseres for sine saksområder. Ellers får de ikke tilgang til annen informasjon enn den som er offentlig tilgjengelig. Sikkerhet er alfa og omega, understreker Holmelid.
Sikre ekthet
– Ved overgang til elektronisk arkiv må vi sørge for at dokumentene er autentiske og ekte, understreker arkivlederen.
Fullelektronisk arkiv betyr at det er de elektroniske dokumentene som er de «ekte» dokumentene. Etter skanning makuleres papirene etter nøye kvalitetssikring i tråd med Riksarkivarens forskrift. Riksarkivet har spesifiserte krav til elektronisk arkivdanning og bevaring i Noark (Norsk arkivsystem), som tar vare på dokumentene og gjør det umulig å endre dem.
Arkivlederen på Askøy ønsker en felles arkivstruktur i kommunen, og på sikt å innføre nyeste Noark 5standard.
– Da kan vi fange alle bevaringsverdige dokumenter og metadata fra alle fagområder, sier Holmelid.
Hun vil gjerne ha mest mulig elektronisk inn til kommunen for å slippe å skanne dokumenter.
I dag kommer for eksempel stillingssøknader elektronisk, og de arkiveres direkte inn i Noark.
ILDSJEL: God saksbehandling og innbyggernes mulighet til å finne dokumentasjon om sine liv i et tusenårsperspektiv står sentralt når arkivleder Karin Holmelid legger om fra papir til elektronikk i Askøy kommune.
KONTORLÆRLING: Iselin Isaksen er positivt overrasket over arbeidet på dokumentasjonssenteret. Det er masse å lære som gjør at jeg kan jobbe på alle avdelingene, sier Iselin som foreløpig har lært Kontor 2000 og Noark-4.
Økt innsyn
Elektroniske postlister fører til mer begjæring om innsyn, både fra pressen og vanlige innbyggere. Arkivlederen og staben må vurdere henvendelsene i forhold til offentlighetsloven.
Askøy kommune har retningslinjer for journalføring med standard saktittel og registreringstittel og ordner etter arkivkoder (K-koder). – Ny offentlighetslov forbyr oss å legge ut for eksempel personnummer på nett. Selv om navn og personnummer i seg selv ikke er taushetsbelagt, må vi se i hvilken sammenheng opplysningene står og tenke helhetlig: Hva kan røpe noe om denne personen? Avgjørelser kan klages inn til fylkesmannen, opplyser Karin Holmelid.
Lesbart om hundre år
Dokumenter, fotografier og lyd og video må lagres i et format som egner seg for langtidslagring. Kommunale arkivskapere må følge Riksarkivarens forskrift om hvilke format som er gyldige.
– Dataene som lagres må konverteres slik at de er lesbare også om 100 og 150 år. I dag er blant annet PDF/A og MP3 godkjente formater. Vi må legge opp en strategi for å oppfylle godkjente lagringsmedium framover. Her må it-avdelingen delta. Ellers risikerer vi å miste verdifull dokumentasjon, understreker arkivlederen.
RETT TIL INNSYN
Offentlighetsloven bestemmer at alle saksdokumenter i offentlig forvaltning skal kunne leses av alle. Unntak er personlige og taushetsbelagte opplysninger.
32 > Fagbladet 3/2011
fbaargang2011 fbseksjonKON