Kvalitetssystemet er viktig for Trondheim kommunes troverdighet. TOR MAGNUS HINDENES tariatet, kan personen gjøre det anonymt via web-systemet Trygg Varsling. Da mottar varslingssekretariatet varselet. De ber ofte om mer informasjon og inviterer vanligvis også varsleren til et møte. Etter at varslingssekretariatet har klarlagt innholdet i varslingen, går saken til kommunaldirektøren, som tar stilling til saken. Omfattende avvikssystem Men det er ikke bare holdninger og verdier som gjorde det mulig for Trondheim kommune å offentliggjøre 1781 alvorlige avviksmeldinger ved kommunens sykehjem. Også et mer praktisk dataverktøy bidro. Trondheim kommune har nemlig et dataverktøy for rapportering av avvik som er mer omfattende enn i noen andre kommuner. I kommuner flest rapporterer de ansatte om avvik i helsetjenestene. I Trondheim skal samtlige ansatte, i alle tjenester, rapportere om feil og problemer på arbeidsplassen sin i samme system. – Kvalitetssystemet er viktig for kommunens troverdighet. Slik skaper vi tillit til forvaltningen av fellesskapets ressurser, sier spesialkonsulent Tor Magnus Hindenes. – Vi var nok litt naive Kvalitetssystemet går under navnet Kvaliteket og er tilgjengelig via intranettet. Ved avvik på prosedyrer, rutiner og andre bestemmelser, kan ansatte melde fra på nett eller fra mobiltelefon. For eksempel om pumpene i kloakken ikke virker, ved feilslått medisinhåndtering, om det er feil på lekestativet i barnehagen eller om renholdet er dårlig. Meldingen går da til nærmeste leder for den ansatte. Og meldingen blir ikke borte, men fortsetter å mase inntil problemet er blitt ordnet opp i. Da får varsleren i første om- gang melding om at problemet er blitt tatt hånd om. – Vi tenkte ikke at vi ville få innsynskrav i avvikssystemet. Det var nok litt naivt, sett i ettertid, innrømmer kommunikasjonsdirektøren. Etter at Adresseavisen skrev om avvikene i helsetjenesten, er systemet blitt mer kjent. Og i motsetning til hva kommunikasjonsenheten fryktet, ble Kvaliteket faktisk høyere verdsatt blant de ansatte, som rapporterer flere avvik enn noensinne. DELER INFORMASJON: Trondheim kommune ga alle sine avvik i helsetjenesten til Adresseavisen. Jurist Janne Hafskjær (t.v.) og kommunikasjonsdirektør Siv Anniken Røv. MÅTTE LAGE BEDRE VARSLINGSRUTINER Etter at kommune revisjonen leverte en kritisk rapport i 2013, har administrasjonen endret rutiner. I 2013 gjennomførte kommunerevisjonen en gjennomgang av varslingsordningen med blant annet følgende konklusjoner: • Varslingsordningen har tillit blant de ansatte som kjenner til den. • De ansatte har ikke god nok kjennskap til ordningen. • Det mangler skriftlige rutiner for hvordan kommunaldirektør/ rådmann og enhets ledere skal følge opp varsel. • Mange har opplevd kritikkverdige forhold uten å varsle om det. • Ansatte har opplevd gjengjeldelse etter varsling og at kommunen mangler rutiner for oppfølging av varslere. Rettet opp feilene I etterkant har adminis trasjonen gjennomført følgende tiltak: • Delt ut brosjyrer til alle ansatte om varslingssekretariatet og lagt ut informasjon på intra nettet. Sørget for at søk på ordet «varsling» gjør at hjemmesiden til varslingssekretariatet kommer opp. Lagt ut en video på intranettet med presentasjon av varslingssekretariatet. • Laget rutiner for håndtering av varsel på rådmannsog enhetsledernivå. Disse skal sikre at den ansatte ikke utsettes for ulovlige gjengjeldelser, inkludert å informere varsleren om at gjengjeldelse i seg selv er et kritikkverdig forhold. • Laget en rutine på at dersom varslingen gjelder rådmannen, så er ordfører overordnet. Ved varsel på kommunaldirektører, er det rådmannen. Gjort det klart at rådmann og kommunaldirektører ikke har innsyn i eller instruksjonsmyndighet overfor varslingssekretariatet i enkeltsaker. 34 < Fagbladet 1/2016  fbaargang2016 fbseksjonKON