68 ~ FAGBLADET | 1 | 2017 | DIN KJERNEJOURNAL • Kjernejournal er en elektronisk tjeneste som samler opplysninger om din helse fra flere steder, og gjør dem tilgjengelig både for deg selv og helsepersonell. • Kjernejournal opprettes automatisk for innbyggere i Norge etter hvert som den tas i bruk i kommunene. • Du kan reservere deg mot å ha en kjernejournal (mens en pasientjournal vil du alltid ha etter sykehusbehandling). I hard konkurranse med leger, psykologer og andre ansatte stakk seksjon for dokumentbehandling av med Helse Fonnas kvalitetspris på 40.000 kroner. – Så vidt jeg vet er det er første gang merkantilt ansatte har vunnet prisen, og jeg har jobbet her i 25 år, sier en stolt seksjonsleder Rigmor Sørbø. ALVORLIGE AVVIK Prisen fikk de for ryddejobben som skal sikre at pasientmappene inneholder korrekt og oppdatert informasjon. Det krever at papirene som sykehusavdelingene leverer, er korrekte. Før kunne det ligge både doble og tredoble kopier, og kladdenotater som måtte lukes ut. – Vi har også opplevd alvorlige avvik som at dokumenter for to pasienter lå i samme mappe, sier helsesekretær Lise Aase Knapskog. I årevis har de forsøkt å få orden i mappene. Seksjonen opprettet til og med en egen ryddegruppe til å grave seg ned og gå gjennom alle mappene før skanning. Det har vært en tidkrevende jobb for sekretærene. ENKELT SKJEMA Til slutt var det nok. Da lagde helsesekretærene sitt eget system. Vinnerprosjektet består av noen konkrete tiltak. – Det enkle er ofte det beste, ler helsesekretær May Myklebust Dahle. De lagde et enkelt avkrysningsskjema over informasjonen som skal i pasientmappa, og som den ansvarlige for leveringen må underskrive. – Særlig det at en ansvarlig må underskrive, har hatt en god effekt. Vi får ryddige mapper, og hvis vi er i tvil om noe, vet vi hvem vi kan snakke med, forteller Knapskog. ALLE SPARER TID I tillegg bestemte de at all pasientinformasjonen skal leveres innen klokka ti på morgenen. – Sekretærene har en frist på 48 timer til å sørge for at oppdatert, kvalitetssikret informasjon skal være skannet i pasientmappa. Vi klarer det innen 24 timer. Det er viktig. Noen pasienter Pasientmappene var så rotete at helsesekretærene til slutt lagde sitt eget system. Det har de fått pris for. TEKST OG FOTO: TITTI BRUN JOBB / ORDEN I ARKIVET Ryddet i arkivet og vant pris  fbaargang2017 fbseksjonFEL